AIでアジェンダを作成する方法とは？おすすめツールとプロンプトのコツを解説

「毎回の会議アジェンダ作りに時間を取られる」「議題が脱線しやすく会議が長引きがち」という課題には、AIアジェンダ作成が役立ちます。会議の目的や背景などの入力情報が整理されていれば、数分でアジェンダ案を作成できる場合があります。資料の整理や内容の確認、参加者への共有を含む準備時間は、会議の内容や運用によって異なります。

本記事では、アジェンダ作成に役立つAIツール10選や、完成度を高めるプロンプトの具体例、導入時の注意点まで分かりやすく解説します。自社の会議スタイルに合ったAI活用法を見つけ、組織全体の業務効率化を進めましょう。

生成AIで会議アジェンダを作成するメリット

生成AIを用いてAIアジェンダ作成を行うメリットは、議題の整理や構成案の作成にかかる時間の短縮を目指せる点です。会議の目的やゴールを事前に構造化することで、当日の議論を進めやすくなります。関連する会議業務の効率化事例として、クラウドワークスは「クラウドワークス AI for biz」による文字起こし・要約作成時間の約70%削減を発表しています。これは30分の音声データを想定した社内調査で、対象工程の所要時間を平均2時間から0.5時間へ短縮したという発表です。アジェンダ作成や会議準備全体の削減率を示すものではありません。出典：株式会社クラウドワークスの発表

従来の準備方法では、過去のメモを読み返しながら手作業で議題や時間配分を練るのが一般的でした。一方のAIアジェンダ作成では、会議の目的や前提条件、過去の議事録を入力して議題の構成案を生成させます。作成者が論点の抜け漏れや時間配分をチェック・調整する運用を組むことで、準備工数の大幅な削減を目指せます。

さらに、生成AIへ「決定事項」「議論すべき論点」「単なる情報共有」を分けるよう指示を出すと、各議題の目的を短時間で整理整頓できます。会議のゴールが事前にクリアになっていれば、参加者も事前に意見をまとめたうえで臨めるため、当日のスムーズなファシリテーションやタイムマネジメントにつながります。

アジェンダ作成を効率化するおすすめAIツール10選

AIアジェンダ作成を効率化するツールには、汎用型の対話AIから会議特化型の連携ツールまで多様な種類があります。議題案の生成に使うツールと、議事録や要約を次回の議題の材料にするツールでは役割が異なります。自社の利用環境やセキュリティ要件、既存ツールとの親和性を整理し、運用に合ったサービスを選択しましょう。

サービス	主な対象	特徴	確認ポイント
ChatGPT	全業種・全職種	汎用性が高く、プロンプト次第で柔軟な形式のアジェンダ案を作成可能	契約プランごとの利用可能モデル・ファイル添付上限・利用上限
Claude	長文資料を扱う担当者	過去の議事録や関連資料を参照させ、次回の議題案を整理	添付ファイルのサイズ・件数・読み込み可能な文量の上限
Gemini	Google Workspaceユーザー	Googleドキュメントでアジェンダ案を生成し、確認後に共有できる	対象機能を利用できる契約プランと管理者設定
Microsoft Copilot	Microsoft 365ユーザー	関連資料や会議情報を基に、指示に応じてアジェンダ案を作成	利用する機能に必要なライセンス・管理者設定・参照権限
Notion AI	Notionで情報管理する組織	参照ページや会議の目的を指定し、議題案の作成を指示できる	契約プランごとのAI機能・利用上限と参照ページの権限
Yoom	業務フロー自動化を図る担当者	SaaS連携とAIへの指示を設定し、議題案の作成や共有の自動化を設計できる	必要な連携アクション・API接続権限・AI機能の利用条件
Facilitator（Microsoft Teams）	Teams会議を頻繁に行う組織	既存の議題の検出・共有、進捗追跡、タイマー管理を支援	有効化に必要なMicrosoft Copilotライセンス・Teamsの利用条件・管理者設定
Otter.ai	英語会議や文字起こし活用組織	文字起こしや要約を材料に、AI Chatへの指示で次回の論点を整理	対応言語・文字起こし精度・AI Chatの利用条件と参照範囲
tl;dv	オンライン商談・会議が多いチーム	録画・要約やアクションアイテムを次回アジェンダの材料にできる	対応するWeb会議ツール（Zoom/Google Meet/Teams）と機能ごとの契約条件
Fathom	無料でAI議事録を試したいチーム	無料から使える録画・文字起こし・要約を次回の議題整理に活用できる	無料プランの要約機能・共有範囲とアクション項目抽出の利用条件

1. ChatGPT（OpenAI）

OpenAIが提供するChatGPTは、汎用的な対話型AIサービスです。プロンプトの指示文を工夫することで、定例進捗会議からアイデア出しのブレインストーミング、役員向け報告会まで、多様な会議体に応じたアジェンダ案をすばやく作成してくれます。

過去の会議メモや要約文をプロンプトに貼り付け、「次回の論点を抽出してアジェンダを作成してください」と指示すれば、時間配分を含めた構成案を一括で抽出させられます。会議の目的や所要時間、出力フォーマットをまとめたプロンプトテンプレートを社内共有しておくと、作成手順の標準化が進みます。利用モデルやファイル添付の上限は契約プランごとに確かめ、最終的な出力内容は人間が責任を持ってチェックしましょう。

2. Claude（Anthropic）

Anthropic社のClaudeは、資料の読解や文章の作成に利用できるAIサービスです。数百ページに及ぶプロジェクト資料や複数の議事録を扱う場合も、ファイル容量や読み込み可能な文量の上限を確認し、必要に応じて分割して参照させます。出典：Claudeのファイルアップロードに関する公式ヘルプ

複数のステークホルダーが絡むプロジェクト会議では、前回の積み残し課題や潜在リスクを抽出するようAIに指示し、アジェンダの基本要素として組み込めます。参照資料と会議ゴールを明示し、AIが抜き出した論点を元の一次情報と照らし合わせることで、意思決定に必要な判断材料を抜け漏れなく整理できます。

3. Gemini（Google）

GeminiはGoogleが提供するAIサービスであり、Google Workspaceの各アプリで利用できる機能があります。利用する機能に対応した契約プランや設定を確認した上で、普段のドキュメント作成や会議準備に組み込めます。

Googleドキュメント上でGeminiに対し、会議の目的や事前メモを基にしたアジェンダ作成を指示すれば、生成された案の確認・推敲を経て直接文書内へ挿入してそのまま参加者へ共有できます。普段からGoogle Workspaceを活用しているチームであれば、既存のドキュメント作成フローを崩さずにスムーズに定着させられるでしょう。出典：Google Workspaceの会議準備に関する公式ガイド

4. Microsoft Copilot（Microsoft）

Microsoft Copilotは、Word、Excel、PowerPoint、TeamsといったMicrosoft 365アプリケーション上で縦横無尽に稼働します。事前準備の段階で、ユーザーがアクセス権限を持つ社内文書やメールの要約を取り込むことにより、会議のバックグラウンドや事前確認事項を効率よく把握できます。出典：Copilotによる会議準備の公式ヘルプ

アジェンダ案を作成する際は、例えばOutlookの予定作成画面でCopilotの下書き機能を開き、会議の目的や必要な議題、時間配分を指示する方法があります。生成後に内容を確認・調整してから会議出席依頼を送信します。発表者や担当者も、実際の役割分担に照らして人が確定させましょう。出典：Outlookでのアジェンダ下書き作成手順

5. Notion AI（Notion Labs）

Notion AIは、情報管理が集約されたNotion内で直接起動できる対話型アシスタントです。既存のドキュメントやプロンプト用ページをコンテキストとして参照させながら、アジェンダの下書き作成や要約の生成をスムーズに実行してくれます。

アジェンダ作成では、未完了のタスクや遅延項目をまとめたページを参照させ、「次回会議で確認する議題案を整理してください」と指示する活用方法があります。対象情報の参照権限やタスクの更新状況を確認し、生成された案を見直して共有しましょう。アジェンダと関連ドキュメントを同じワークスペースにまとめることで、情報の散逸を防ぎやすくなります。出典：Notion AIによる文書作成の公式ガイド

6. Yoom（Yoom株式会社）

Yoomは、さまざまなWebサービスをノーコードで連携させて業務を自動化するSaaS連携プラットフォームです。AIによるテキスト生成を業務フローの中に組み込めます。

例えば「毎週月曜日の朝9時に、Googleカレンダーの予定を参照して前週の課題からAIがアジェンダを生成し、Slackに自動共有する」といった運用を設計する場合は、スケジュール起動、予定・課題の取得、AIへの生成指示、共有先への送信を個別に設定します。必要な連携アクションや契約条件を確認し、社内の確認ルールに応じて送信前のレビューも組み込みましょう。公式には、Slackの投稿を基にAIで議事録を作成して通知するフローが紹介されており、情報取得・生成・通知の組み合わせを考える参考になります。出典：YoomのAI議事録作成・通知フロー

7. Facilitator（Microsoft Teams）

Facilitatorは、Microsoft Teams上で会議進行をサポートする専用エージェントです。機能を有効化するにはMicrosoft Copilotライセンスに加え、TeamsおよびMicrosoft 365の適応ライセンス保有や、社内管理者による初期設定の完了が前提条件となります。出典：MicrosoftのFacilitator設定ガイド

会議招待文の詳細欄やLoop会議メモに記載されたアジェンダを自動検出し、会議チャット欄へ即座に共有してくれます。会議の最中にチャットで次の論点を差し込んだり、進行変更を指示したりといった柔軟な操作にも対応します。議題ごとの経過時間を追跡して画面にタイマーを表示するため、当初の予定時間通りのスムーズな着地を後押しします。出典：Facilitatorのアジェンダ・タイマー機能

8. Otter.ai（Otter.ai）

Otter.aiは、会議中の会話音声をリアルタイムで文字起こしし、自動要約まで行うAIツールです。生成されたテキストデータや要約結果を活用すれば、協議されたトピックや決定したアクションアイテムを迅速に整理できます。実務導入の際は、自社の主な会議言語への対応状況や文字起こしの変換精度を事前にテストしておくと安心です。

次回アジェンダへの活用では、対象の会議を参照できる状態でOtter AI Chatに「未解決の論点や次回確認すべき事項を整理してください」と指示する方法があります。回答を議事録と照合し、次回取り上げる項目を人が選びます。必要な指示や参照範囲を明確にしておくことで、前回の議事録整理から次回の議題案づくりにつなげられます。出典：Otter AI Chatへの質問・指示に関する公式ヘルプ

9. tl;dv（tl;dv）

tl;dvは、ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsといった主要なWeb会議ツールと連携する録画・AI要約ソリューションです。会議中の発言録やAI要約、抽出された次回タスクをワンストップで保存・共有できるため、議事録の振り返りや次回アジェンダの設計作業をスムーズに連携させられます。

アジェンダ作成では、会議後の要約やアクションアイテムを材料に、次回確認すべき進捗や意思決定事項を整理する使い方が考えられます。担当者が未解決の論点や期限を確認し、次回の議題として採用する項目を選びましょう。必要に応じて元の録画や文字起こしを参照すると、議論の背景を把握しやすくなります。出典：tl;dvの会議記録を次回アジェンダに活用する解説

10. Fathom（Fathom）

Fathomは、無料プランから利用できるAIレコーディングツールです。Web会議の録画・文字起こし・要約を通じて、会議内容の振り返りを支援します。

AIが作成した要約文から次回への申し送り事項をチェックし、そのまま次のAIアジェンダ作成用プロンプトへ引き渡す運用手順が効果的です。なお、タスクの自動抽出機能などはプランごとの契約範囲によって異なる点に留意してください。費用を抑えて会議の事前準備から事後フォローまでのAI化を検証したい場合、まずはフリープランで利用範囲とデータ共有設定を確かめながらスモールスタートするのがおすすめです。出典：Fathomの無料・有料プランの機能比較

質の高いアジェンダを自動生成する実践手順

AIアジェンダ作成で質の高いアウトプットを得るには、目的設定・プロンプト入力・人間によるファクトチェックの3ステップを順に実行します。AIにすべてを丸投げするのではなく、下準備と最終調整を人間が担うことで実用的なアジェンダが完成します。

ステップ1では、会議で「何を決めるのか」「何をゴールとするのか」を人間が1文で明確に定義します。例えば「新規事業の予算案を承認すること」のように明確な着地点を設定します。ゴールが曖昧な状態でAIに指示を出すと、一般的な議論項目が並ぶだけのアジェンダになりやすくなります。

ステップ2では、設定したゴールと背景情報、参加者の属性をAIに入力し、議題の構成案と時間配分を生成させます。このとき「意思決定に必要なステップを順番に並べてください」と条件を与えることで、論理的な流れを持つアジェンダ案を得やすくなります。

最後のステップ3では、AIが出力した結果に対して人間がレビューと調整を行います。提示された時間配分が現実的か、社内用語や参加者の役職に誤りがないかを確認し、必要に応じて修正を加えます。このチェック作業を挟むことで、現場の実態に即したアジェンダに整えられます。

出力精度を劇的に高めるプロンプト設定のコツ

AIアジェンダ作成の精度を上げる鍵は、背景情報・会議種別・具体的な成果物形式の3要素をプロンプト内に網羅することです。指示が曖昧なままだと一般的な回答にとどまるため、AIに明確な制約条件を与える工夫を取り入れます。

会議の目的と明確なゴール条件を指定する

プロンプトを作成する際は、その会議が「単なる情報共有」なのか「具体的な意思決定」なのかを明確に指定しておきます。ゴール条件を数値や状態として定義することで、AIに目的に沿った議題案を提案させやすくなります。

以下は、そのままコピーして利用できる実践的なプロンプトのテンプレートです。

【プロンプト例】

# 指示

以下の会議情報をもとに、成果につながる会議アジェンダを作成してください。

# 会議情報

・会議名：次期基幹システム選定プロジェクト会議

・会議の目的：候補3社の中から最終的な選定基準を決定すること

・ゴール：評価項目の優先順位と、次回プレゼン日程の決定

・参加者：IT推進部長、現場マネジャー、システム担当者（合計5名）

・所要時間：60分

・前提条件：前回の打ち合わせで機能要件の洗い出しは完了している

# 出力フォーマット

1. 会議の目的・ゴール

2. アジェンダ（議題、担当者、配分時間、期待されるアウトプット）

3. 事前に参加者が準備すべき事項

このように前提条件と期待するアウトプットを明確にすることで、前回と重複する議論を避け、意思決定に必要な議題に絞ったアジェンダ案を作成しやすくなります。

議題ごとの時間配分と役割分担を出力させる

質の高いアジェンダには、誰がどの議題を主導し、何分間議論するのかというタイムスケジュールが欠かせません。プロンプト内で「合計時間内におさまるように議題ごとの配分時間を明記してください」と指示することが有効です。

【プロンプト例】

# 追加指示

・全体の所要時間は45分厳守としてください。

・各議題には「進行担当者」と「配分時間（分）」を設定してください。

・議論が長引きやすい課題については、予備時間（5分）を考慮したスケジュールにしてください。

・最後に「決定事項の確認とToDo割り当て」の時間を10分確保してください。

こうした制約条件をプロンプトに盛り込むことで、各議題の時間割りまで考慮された現実的なタイムスケジュール案を自動出力させられます。提示された所要時間の総計や議題ごとの検討難易度は人間が最終チェックし、実現可能な進行計画へと微調整を加えましょう。併せてファシリテーターや登壇者を事前に確定・アナウンスしておけば、参加者の事前準備も格段にしやすくなります。

生成AIでアジェンダを作成する際の注意点と対策

生成AIでアジェンダを作成する際は、機密情報の漏洩リスクと誤情報の鵜呑みへの十分な警戒を要します。社内ガイドラインに沿った入力ルールの徹底と、生成された内容に対する事前の人間チェックが欠かせません。

セキュリティ面の対策として、未発表の決算データや顧客の個人情報、極秘プロジェクトの固有名称を入力する前に、社内規程と利用サービスの契約・設定を確認してください。企業向けサービスや学習利用を停止する設定を用いる場合も、保存期間、アクセス権限、外部連携先などを確認し、社内で認められた範囲で運用します。機密情報を含む場合は、具体名をマスキングして「A社」「製品X」といった抽象的な表現に置き換える運用も検討しましょう。個人情報の扱いは個人情報保護委員会の生成AIサービス利用時の注意喚起、著作権は文化庁のAIと著作権も確認してください。

また、AIは時に事実とは異なる情報や、自社の文脈に合わない一般的な理論を提示することがあります。AIが作成したアジェンダをノーチェックで参加者に配布してしまうと、現場の状況と乖離して会議が混乱する原因になります。必ず作成者本人が目を通し、時間の現実性や議題の優先順位が適切であるかを確認する手順を業務プロセスの中に組み込んでください。

事前準備から議事録作成までをAIで一元化するポイント

会議の生産性を高めるには、AIアジェンダ作成だけでなく前後の議事録作成やタスク抽出にも一貫してAIを活用する方法があります。前回の議事録を次回アジェンダ案の入力に使い、会議後のアクション管理へつなげる仕組みを設計しましょう。

会議の「準備（前）」「進行（中）」「フォローアップ（後）」という一連のサイクルを整理すると、AIに任せる工程と人が確認する工程を決めやすくなります。例えば、AI文字起こしツールで生成した議事録から未解決の課題や次回への申し送り事項を抽出するよう指示し、内容を確認した上で次回のAIアジェンダ作成に活用します。

このデータ連携がスムーズに行われると、過去の議事録を探したり議題を転記したりする準備工数の削減を目指せます。決定したタスクや担当者、期限をプロジェクト管理ツールへ反映する場合は、連携設定やアクセス権限を確認し、誤登録を見直す手順も設けましょう。導入効果は、案の生成時間と、資料整理・確認・共有を含む準備全体の時間を分けて測定すると把握しやすくなります。

AX CAMPなら現場成果から逆算したAIによるアジェンダ作成を設計できます

株式会社AXが提供する「AX CAMP」は、単なるAIツールの操作習得にとどまらず、現場で成果を出すためのAI活用戦略と業務プロセス構築を伴走支援する法人向けAI研修です。

プログラミング不要でPCの基本操作から受講できる本プログラムは、14時間のeラーニングと実践的なAI化計画のプランニングを組み合わせています。完全オンラインで受講できるため、場所を選ばずに組織全体のAIリテラシー底上げを図れます。半年〜年間の伴走支援を通じて、AIアジェンダ作成をはじめとする日々の業務課題に取り組み、受講中に作成したAIツールやプロンプトをそのまま実務で活用できる状態を目指します。

関連するAI活用の業務改善事例として、Route66株式会社では、記事1本の原稿執筆に従来最大24時間を要していた業務で、AIによる原稿出力が10秒になったと報告されています。この10秒はAIの出力に要する時間であり、画像の準備・挿入・装飾などを含む記事制作全体や、人の全作業に要する時間を示すものではありません。

また、組織へのAI活用展開に関する関連事例として、株式会社JIMOSでは役員・管理職から3段階で全社展開を行い、組織的なAI活用の土台づくりを推進しています。実務に直結するAIアジェンダ作成の仕組み化や、組織全体の会議効率化を目指す企業にとって、AX CAMPは、現場の業務課題に合わせたAI活用の定着を支援する選択肢となります。

まとめ：AIを活用して会議の生産性を向上させよう

AIアジェンダ作成を取り入れることで、議題案の作成や情報整理にかかる時間の短縮を目指せます。まずは自社の課題に合ったツールとプロンプトを試し、会議前の準備から当日の進行、終了後のフォローまで一貫した効率化を進めましょう。

会議の目的や議題、役割分担を明確にし、AIが生成した案を人が確認することが、会議の質を高める土台になります。個人のテクニックとして終わらせるのではなく、AIアジェンダ作成をはじめとするAI活用法を組織全体の標準ルールとして定着させ、効果を確認しながら改善していきましょう。

適切なツール選定と実践的なプロンプト設計を通じて、無駄のない生産的な会議運営を目指しましょう。