AIでの証憑照合とは？業務効率化を実現する仕組みや導入のメリットを解説

毎月の請求書や領収書の照合業務に追われ、確認ミスへの不安や膨大な作業時間に悩んでいませんか。手作業での照合は精神的な負担が大きく、バックオフィスの効率化を阻む要因になります。こうした現場の課題を改善する手段として、AI証憑照合が注目されています。

本記事では、AI証憑照合の仕組みや導入メリット、選定のポイントを分かりやすく解説します。業務負担を軽減し、生産性を高めるための具体的なヒントとしてお役立てください。

AIによる証憑照合の基礎知識と注目される背景

AI証憑照合とは、人工知能技術を用いて領収書や請求書などの証憑書類と、会計データなどを突き合わせる仕組みです。毎月の締め作業で発生する手作業での突合を自動化することで、経理部門の業務負担を大きく軽減します。

電子帳簿保存法では、電子取引によって授受した取引情報について、一定の要件に従って電子データのまま保存しなければなりません。これは、紙で受け取った証憑を一律に電子化する義務を指すものではありません。詳しい対象や保存要件は、国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトに掲載されています。一方、インボイス制度のもとで仕入税額控除の適用を受けるには、原則として帳簿と適格請求書等の保存が求められます。詳細は国税庁のインボイス制度特設サイトをご確認ください。いずれの制度もAI証憑照合の導入自体を義務付けるものではありませんが、増大する対象書類やデータを効率的かつ正確に管理する手段として、AI証憑照合の活用が検討されています。

自動照合ツールを導入する2つの大きなメリット

自動照合ツールを導入することで、確認作業の精度向上や業務時間の短縮が図れます。目視によるチェックをシステムに委ねることで、バックオフィス全体の生産性向上にもつながります。

1. 手作業による確認ミスの削減と業務の精度向上

目視によるチェックでは、金額の桁数間違いや日付の見落としといったヒューマンエラーを完全に防ぐことは困難です。AI証憑照合では、文字単位でデータを照合して不一致の候補を瞬時に検出するため、確認漏れや転記ミスを大幅に削減しやすくなります。ただし、認識結果は製品の性能や帳票・画像の品質、設定条件によって左右されるため、例外的なエラーの確認や重要項目の人手による最終レビューは欠かせません。

2. 照合時間の短縮とコスト負担の軽減

大量の証憑を1件ずつ手作業で突き合わせる業務は、月末や決算期に多くの時間を要します。AI証憑照合を活用すると、大量のデータをまとめて処理でき、手作業より照合時間を短縮できる可能性があります。作業時間を抑えられれば、残業の抑制や、より付加価値の高い業務への人員配置を検討しやすくなります。

従来のOCR処理とAI搭載型システムの違い

OCR処理とAI搭載型システムでは、帳票から文字や項目を読み取る方法、対応できるフォーマット、必要な事前設定などが製品ごとに異なります。読み取り位置を指定するテンプレート型のOCRがある一方、AIを活用して複数のレイアウトに対応する製品もあります。ただし、AI搭載型であっても、項目定義や帳票設定、学習、調整が必要になる場合があります。

AIを活用した製品のなかには、レイアウトの違いや手書き文字、傾いた画像に対応する機能を備えたものもあります。ただし、認識精度は帳票の形式や画像品質、文字の状態、設定条件によって変わります。導入時は自社の帳票を使って読み取り結果を検証し、必要に応じて補正や人手による確認フローをあらかじめ設計しておくのがスムーズです。

自動照合ツールに備わっている主な機能

自動照合ツールには、証憑のデータ化から照合、結果の出力までを支援する機能があります。対応範囲は製品によって異なりますが、これらの機能を活用することで、経理担当者は不一致候補や例外の確認に集中しやすくなります。

主な基本機能は以下の通りです。

• 文字認識（OCR）機能：画像やPDFからテキストデータを抽出する
• 自動マッチング機能：抽出データと会計システムなどのデータを突き合わせる
• エラーハイライト機能：金額や取引先名が一致しない候補を強調表示する
• データ出力機能：照合後のデータをCSVやExcel形式で出力する

これらの機能を連携させることで、確認作業の一部を自動化し、手作業による負担を削減します。

導入時に比較すべき選定のポイント

自社に適したAI証憑照合ツールを選ぶ際は、読み取り精度と既存システムとの連携性を重視して比較検討します。この2つのポイントを確認せずに導入すると、手修正が増え、期待した効果を得にくくなる可能性があります。

読み取り精度と対応可能な帳票の種類

ツールを選定する際は、自社が日常的に扱う請求書、領収書、納品書、手書き書類などの形式に対応しているかを確認します。無料トライアルなどを活用して実際の自社帳票を読み込ませ、金額・日付・取引先名など重要項目ごとの正読率と修正の手間を測るのが確実です。あわせて、画像品質や帳票形式を変えた場合の結果、人手による確認が必要になる範囲も検証することをおすすめします。

既存の会計システムやExcelとの連携性

照合したデータをスムーズに活用するためには、現在利用している会計システムやExcelとの連携性が欠かせません。API連携に対応しているか、または簡単な操作でCSV出力ができるかを事前に確認します。二重入力の手間を省きやすい製品を選ぶことが、現場への定着につながります。

導入を進める際の注意点と対策

AI証憑照合を導入する際は、初期の運用フロー変更に伴う現場の混乱や、一時的な業務負荷への配慮が欠かせません。すべての業務を一度に切り替えるのではなく、段階的に移行する計画を立てることが、スムーズな運用の定着につながります。

導入初期は、AIの認識ルールの調整や操作に慣れるための時間が発生します。対策として、まずは特定の部署や一部の取引先の証憑から始めるスモールスタートが有効です。手作業とAIを並行して運用する期間を設け、認識結果や例外処理を確認しながら徐々に移行することで、現場の負担を抑えやすくなります。

AI証憑照合を支える技術の動向

AI証憑照合では、OCRや機械学習に加え、生成AIや大規模言語モデル（LLM）を活用して、非定型帳票の項目抽出や文脈の解釈を支援する仕組みも検討されています。ただし、対応できる帳票や処理内容、精度は製品や利用条件によって異なります。

例えば、但し書きなどの文章を処理の参考情報として利用する機能や、スマートフォンで撮影した証憑を読み取る機能を備えた製品があります。また、照合結果をもとに後続の確認作業を支援する仕組みもあります。生成AIを利用する場合も、出力内容の正確性や情報管理上の要件を確認し、重要な判断には人手によるレビューを組み込むことが大切です。

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まとめ：自動照合の活用でバックオフィス業務をスマートに

AI証憑照合は、手作業による確認漏れや転記ミスを減らし、経理や総務の照合作業を効率化するための選択肢です。法制度への対応や人手不足が課題となるなか、自動化ツールの活用はバックオフィスの業務改善に役立つ可能性があります。

自社の帳票形式や既存システムとの連携性を考慮し、実際の書類で読み取り精度や修正の手間を検証することが、導入後のミスマッチを防ぐ第一歩です。また、例外を確認する運用ルールの整備や、ツールを使いこなす人材の育成も並行して進めることで、バックオフィス全体の生産性向上が見込めます。

まずは身近な業務の自動化から、スマートな組織づくりを始めてみてはいかがでしょうか。