AIで研修受講リマインドを自動化する方法とおすすめツール7選

「研修の締め切りが近いのに、受講率が上がらない…」「未受講者一人ひとりに督促メールを送るのが苦痛…」そんな悩みを抱えていませんか？手作業によるリマインド業務は、時間だけでなく精神的な負担も伴います。

AI研修受講リマインド自動化を検討する際は、期限や進捗に応じた自動通知と、AIによる文面生成などの活用を分けて整理するとスムーズです。本記事では、自動化のメリットや選定基準、おすすめシステム7選を詳しく解説します。

自社に合う自動化の手法を整理し、研修管理の効率化と受講完了率の向上を目指す具体的なアプローチを紹介します。

研修管理におけるリマインド業務の現状と課題

社内研修の受講リマインドを担当者が手作業で行う場合、対象者の確認やメール送信に工数がかかります。こうした運用では、送信漏れや対応の遅れが生じ、受講を促す機会を逃すことがあります。

社内研修を企画・運営する人事や総務の担当者は、受講状況の確認に追われがちです。受講対象者が増えるほど、誰がどこまで受講を完了しているかを個別に把握するのは容易ではありません。

Excelなどの管理台帳とeラーニングの受講履歴を突き合わせる作業も、定期的に発生する管理負担となります。

さらに、未受講者への督促メール作成と送信作業は、精神的な負担も伴います。何度も同じ内容の催促を送ることに躊躇し、送信のタイミングを逃してしまう場合もあります。

その結果、研修の締め切り直前まで未受講者が残り、最終的な受講完了率が目標に届かないおそれがあります。

また、手作業によるリマインドは、受講者側の状況に合わせた配慮が難しくなります。すでに受講を開始している人にも一律で督促を送ってしまい、受講者のモチベーションを下げてしまうケースもあります。

このような管理工数や受講状況の課題に対応するために、対象者の抽出から通知までの仕組みを見直しましょう。

研修リマインドを自動化するメリット

研修リマインドを自動化することで、定型的な対象者抽出と送信作業の手間を省けます。システムが設定した条件に沿って通知を配信するため、手作業による送信漏れを防ぎ、継続的に受講を促す体制が整います。

自動化のメリットは、管理者が繰り返し行うリスト作成やメール送信の負担を軽減できる点にあります。その分、研修の企画や効果測定といった業務に時間を割きやすくなります。

対象者の抽出やメール送信にかかる作業時間を大幅に短縮できます。ただし、導入後も受講データの更新確認、送信失敗への対応、休職者など例外対象者の管理といった実務は発生します。

受講者側にとっても、期限を知らせる通知は受講忘れを防ぐ助けになります。例えば、対応するシステムで締め切りの3日前や1日前に通知するよう設定すれば、段階的に受講を促せます。

受講完了率への効果は、研修内容や受講時間の確保などにも左右されます。導入前後で対象者や集計期間などの比較条件をそろえ、管理作業時間と受講完了率を測定しましょう。

さらに、受講状況に応じて通知対象を絞り込める点もメリットです。受講完了者を通知対象から除外すれば、不要な連絡を減らせます。

この運用には、受講状況が正しく反映されていることが前提となります。配信前のデータ更新と完了者の除外条件を確認しておきましょう。

AIを活用したリマインド自動化の仕組みと機能

研修リマインド自動化の基本は、受講期限や進捗など、あらかじめ設定した条件に基づいて対象者を抽出し、用意した文面を配信する仕組みです。この条件通知はAIを使わずに構築できます。AIによる文面生成や送信時刻の予測は、対応機能の確認や追加実装を要する拡張機能として分けて捉えておくと、スムーズに導入を進められます。

受講履歴や進捗状況はシステムに記録し、別の配信システムを使う場合はAPI連携や定期取り込みなどで反映します。受講履歴を記録する間隔と、連携先へ同期する間隔は別のもので、いずれも製品や設定、連携方式によって異なります。通知対象は設定した周期で判定します。

例えば、進捗条件に対応するシステムなら「期限が近く、まだ受講を完了していない人」をピンポイントで抽出する仕組みを構築できます。CAREERSHIPでは、進捗率や合否状況などの条件と配信タイミングを事前に設定する自動督促が案内されています。これは、AIが対象者や時刻を学習して決める機能とは区別されます。詳しくはCAREERSHIPの受講促進機能に関する公式FAQをご参照ください。

AIを追加する設計例としては、過去の通知後の受講再開状況などを分析し、送信時刻の候補を予測する方法が考えられます。ただし、本記事で参照した通知機能の資料では、受講者ごとの配信時刻をAIが学習・最適化する標準機能は確認できていません。

このような拡張を検討する場合は、利用可能なデータ、予測機能、配信システムとの連携可否を事前に洗い出しておきます。予測した時刻で効果が高まるとは限らないため、勤務時間内などの配信条件を設け、通常の条件通知と比較して効果を検証するステップが推奨されます。

文面についても、氏名や研修名、期限などをテンプレートに差し込む処理と、AIが文章を生成する処理は異なります。追加構築する場合の設計例は、AIに案内文の下書きを作成させ、管理者が確認した文面を通知システムに登録する方法です。通知のたびに文面を生成するなら、AIと配信処理の連携も必要になります。

AIを使う場合も、受講期限や受講先URLなどの確定情報は管理データから反映し、生成文が内容を変えていないか確認します。まずは条件通知とテンプレートで運用を整え、必要な箇所にAI活用を追加すると設計しやすくなります。

リマインド自動化を成功させるための選定基準

リマインド自動化を成功させるには、自社の既存システムとの連携性と、通知条件の柔軟なカスタマイズ性を基準に選定を進めましょう。この2つの基準を満たしていない場合、導入後も手作業が残り、期待したほどの省力化につながらないリスクがあります。

まず重視すべきは、現在社内で利用しているチャットツールやメールシステムとの連携性です。Microsoft TeamsやSlack、LINE WORKSなど、従業員が日常的に使用しているツールに通知を送れるかを確認します。標準機能で対応する範囲と、外部連携や追加契約が必要な範囲を分けて調べましょう。

日常的に確認するチャネルに通知を届けられることは、ツール選定の重要な条件です。受講状況の取り込み方法と更新頻度も併せて確認します。

次に、通知を送る条件をどれだけ細かく設定できるかというカスタマイズ性も欠かせない視点です。一律の期日設定だけでなく、例えば「受講開始から3日後」「未受講の章がある場合のみ」など、自社で必要とする条件分岐に対応しているかを確認します。

送信時刻や休日除外の設定可否も製品によって異なります。AIによる文面生成や配信時刻の予測を求める場合は、通常の自動通知とは別の要件として、対応機能と追加構築の必要性を確認してください。

最後に、管理者と受講者の双方にとって操作がシンプルであることも欠かせません。設定画面が複雑すぎると、担当者が変わった際に運用ができなくなるリスクがあります。

試用やデモで条件の変更、送信履歴の確認、エラー対応まで操作し、引き継ぎやすいツールを選ぶことが、長期的な運用につながります。

効率化を支援するおすすめの研修管理システム7選

社内研修の管理やリマインド自動化に活用できるシステム7選をご紹介します。LMSに加え、研修用のデータ管理や通知フローを構築するツールも含みます。比較表の「主な対象」は選定の目安です。また、「AI機能の確認状況」はリマインド文面の生成・個人別の配信時刻予測に限った記載であり、製品全体のAI機能の有無を示すものではありません。

サービス	主な対象	特徴	確認ポイント	AI機能の確認状況	追加連携・構築の要否
Leaf	中堅・大企業	テンプレートを使った研修前後の自動メール	インソースの研修との連携性や送信タイミング。Leaf Lightningの公式FAQでは、その日の最初のログイン時に自動メールを送信	参照した自動メール機能の資料では未確認	標準メールは設定で運用。外部データ連携やAI拡張は対応可否を要確認
カオナビ	全規模の企業	人材データベースの期限項目を使う「条件通知設定」	タレントマネジメント機能の活用範囲と通知対象の設定	参照した条件通知設定の資料では未確認	登録済みデータへの条件設定が基本。外部LMSの進捗反映やAI拡張は要確認
PigeonCloud	中小・中堅企業	研修管理用データベースと通知条件を設計	必要な項目・通知条件の設定範囲とデータ更新方法	本記事の参照資料では未確認	管理項目と通知の設定が必要。外部LMS連携やAI拡張は要確認
Microsoft Power Automate	Microsoft 365導入企業	受講リストとTeams・Outlookなどをつなぐフローを構築	構築担当者、コネクタの対応範囲、ライセンス条件	研修リマインド専用の標準機能としては未確認	データ取得・判定・送信のフロー構築が必要。AI活用も別途設計・実装
AirCourse	全規模の企業	受講期限前の指定タイミングに未完了者へ自動通知	教材の内容と通知方法・タイミングの設定範囲	参照した通知機能の資料では未確認	標準の期限前通知は設定で運用。外部チャネル連携やAI拡張は要確認
CAREERSHIP	大企業・グローバル企業	進捗率や合否状況に応じた自動督促	組織構成に応じた管理方法と通知条件	参照した自動督促の資料では未確認	標準の条件配信は設定で運用。外部連携やAI拡張は要確認
楽々Webデータベース	中小・中堅企業	ExcelデータのWeb化と期日通知メール	クラウド版の期日通知は毎日0時0分に送信し、時刻変更不可。勤務時間内配信の要件に注意	参照した期日通知機能の資料では未確認	管理項目と通知条件の設定が必要。別時刻での配信やAI拡張は別構成の可否を要確認

1. Leaf（株式会社インソース）

Leafは、研修準備から事後フォローまでの管理に活用できるLMS（学習管理システム）です。Leaf Lightningでは、研修開始日や終了日を基準に、事前・事後のメールをテンプレートを用いて自動送信する仕組みが整っています。

受講者の上司にもメールを送る設定に対応しており、組織全体で受講をフォローする運用に役立ちます。公式FAQによると、自動メールはその日の最初のログイン時に送られ、送信時刻は固定されていない仕様です。特定の時刻を指定して配信したい場合は、要件に合致するか事前に問い合わせておくと安心です。

研修の案内や事後連絡をまとめて管理したい企業の候補になります。関連する研修サービスは株式会社インソースのAI研修を確認してください。

公式ページ：株式会社インソース Leafの自動メール・メールテンプレート

2. カオナビ（株式会社カオナビ）

カオナビは、社員のスキルや経歴を一元管理するタレントマネジメントシステムです。「条件通知設定」では、人材データベースに登録した期限に対し、通知条件や文面を事前に設定して案内を自動化する運用が可能です。詳細は条件通知設定の公式発表をご覧ください。

資格の更新期限や研修の受講期限などの管理に役立ちます。受講の完了・未完了を条件に含めたい場合は、必要なデータの登録方法と通知条件の設定範囲を事前に整理しておくとスムーズです。

研修管理だけでなく、人事評価や人材配置など、タレントマネジメント全般の効率化を同時に進めたい企業の候補になります。

公式ページ：株式会社カオナビ

3. PigeonCloud（株式会社ロフタル）

PigeonCloudは、ノーコードでデータベースを構築できるツールです。提供会社は株式会社ロフタルです。研修名、受講者、期限、完了状況などの管理項目を設け、通知機能を組み合わせる運用を設計できます。

自社の管理項目に合わせて設計できる点が特徴です。導入前に、期限を起点とした通知条件、完了者の除外、送信時刻など、必要な設定が可能かを確認してください。

既存のパッケージシステムでは管理項目が合わず、自社独自の受講管理フローを構築したい企業に適しています。外部LMSの受講履歴を連携させる場合は、データの取り込み手順もあわせて把握しておくと安心です。

公式ページ：株式会社ロフタル PigeonCloud

4. Microsoft Power Automate（マイクロソフト）

Microsoft Power Automateは、様々なアプリケーション間のワークフローを自動化するツールです。Microsoft 365を利用している企業では、TeamsやOutlookなどを組み合わせたリマインドフローを構築できます。ただし、利用可能な機能や追加費用の有無は、契約プランと使用するコネクタによって異なるため、事前の仕様確認が欠かせません。

例えば、SharePoint上の受講リストを毎日確認し、未受講者へTeamsで案内するフローを設計できます。この例では判定を日次で行うため、リアルタイムの同期とは異なる点に注意しましょう。受講リストを更新する処理も、あわせて用意しておくことで運用が回ります。

社内に構築・保守を担う担当者がおり、自社の運用に合わせて条件を作り込みたい場合に向いています。AIによる文面生成を加える場合は、AI処理との連携や内容確認も含めて設計します。

公式ページ：マイクロソフト Power Automate

5. AirCourse（KIYOラーニング株式会社）

AirCourseは、クラウド型のeラーニングシステムです。受講管理に加え、受講期限前の指定したタイミングに未完了者へ通知する機能が案内されています。通知は条件設定に基づくもので、AIが送信時刻を予測する機能とは異なります。詳しくはAirCourseの公式サービス紹介資料を確認してください。

動画教材と受講管理をワンストップで運用したい企業に適しています。導入にあたっては、利用できる教材の範囲や、自社で作成したオリジナル教材をアップロードできるかといった仕様をチェックしておくと安心です。

導入前に管理画面を試し、受講者の登録、期限の設定、未完了者への通知、進捗確認が自社の手順に合うかを確認すると、運用開始後の負担を見積もりやすくなります。

公式ページ：KIYOラーニング株式会社 AirCourse

6. CAREERSHIP（株式会社ライトワークス）

CAREERSHIPは、企業の研修管理に対応するLMSです。進捗率や合否状況を条件に対象者を設定し、指定したタイミングで受講督促メールを自動配信する機能を備えています。文面は事前に設定する方式です。詳細はCAREERSHIPの受講促進機能に関する公式FAQからご参照いただけます。

部署や職種、階層ごとに研修を管理したい場合は、自社の組織構成に合うグループ管理や権限設定に対応しているかをチェックしておくとスムーズです。

グループ企業や海外拠点を含めて運用する場合は、必要な言語、セキュリティ要件、管理者の権限範囲を整理したうえで比較を進めるのが確実です。

公式ページ：株式会社ライトワークス CAREERSHIP

7. 楽々Webデータベース（住友電工情報システム株式会社）

楽々Webデータベースは、ExcelファイルをもとにWebデータベースを作成できるツールです。研修受講データを管理し、日付項目を起点とした期日通知メールを設定できます。クラウド版では、期日前後の日数や再通知間隔の調整に対応していますが、送信時刻は毎日0時0分で固定されており変更できません。詳しくは公式クラウド版マニュアルの期日通知設定をご参照ください。

現在Excelで管理している受講データをWeb化し、通知条件を設定する運用に適しています。繰り返し通知する場合は、受講完了後に送信を自動で停止する条件設定も欠かせません。

現場部門で受講管理を始めたい場合の候補ですが、勤務時間内の配信が必須なら、標準の期日通知機能はそのままでは要件を満たしません。別の配信構成が可能か、導入前に確認しましょう。

公式ページ：住友電工情報システム株式会社 楽々Webデータベースの期日通知設定

研修リマインド自動化を導入する手順

研修リマインドの自動化を導入する際は、現状の受講データの整理から始め、段階的にテストを重ねて本番運用へ移行します。この手順を丁寧に進めることで、設定ミスによる誤送信を防ぎやすくなります。

最初のステップとして、現在社内にある受講者データや研修スケジュールの整理を行います。誰が、どの研修を、いつまでに受講すべきなのかという基本情報を明確にし、システムにインポートできる形式に整えます。

この段階で、データの表記揺れや古い情報を整理し、受講状況の更新方法と更新間隔を決めておきます。導入効果を比較できるよう、現在の管理作業時間や受講完了率も記録しましょう。

次に、自動化のルール設計を行います。どのタイミングで、誰に、どのような文面でリマインドを送るのかという条件を具体的に決定します。

例えば、「締め切りの7日前に1回目の通知、3日前に2回目の通知、当日に最終通知を送る」といったシナリオを設計します。対応できる回数や時刻は製品によって異なるため、実際の設定範囲に合わせて調整し、完了者や対象外の社員を除外します。

ルールが決まったら、システム上で設定を行い、必ずテスト送信を実施します。テスト用の受講者アカウントを使い、対象者・文面・配信時刻に加え、完了者への通知停止、重複送信、データ更新の遅れ、送信失敗時の対応も確認します。

テストで問題がないことを確認した上で本番運用へ移行し、管理作業時間と受講完了率を継続して測定します。AIによる生成や予測を追加した場合は、その精度と確認作業の負担も評価しましょう。

導入時における注意点と対策

リマインド自動化を導入する際には、過剰な通知による「通知疲れ」の防止と、個人情報の適切な取り扱いに配慮しましょう。生成AIに受講データや文面を入力する場合は、個人情報保護委員会の生成AIサービス利用時の注意喚起を確認してください。教材などの著作物をAIで扱う場合は、文化庁のAIと著作権も参考になります。

通知の頻度が高すぎると、受講者が内容を確認しなくなる「通知疲れ」が起こるおそれがあります。毎日同じ督促を送る設定が、自社の研修運用に適しているとは限りません。

通知頻度は研修の長さや締め切りまでの日数に合わせて決め、受講者の反応を見て調整します。完了者への配信停止や、同じ対象者への重複通知を防ぐ条件も設定しましょう。

また、通知を送るチャネルの選択も重要です。メールやTeams、Slackなどから、受講者が日常的に確認するチャネルを選びます。複数のチャネルを使う場合は、同じ案内を重複して送りすぎないようにします。

勤務時間内の配信が必要なら、送信時刻の指定や休日除外が可能かを選定時に確認してください。例えば、楽々Webデータベースのクラウド版は、標準の期日通知が毎日0時0分に送信され、時刻を変更できません。勤務時間に合わせた配信には別構成の検討が必要です。仕様は期日通知設定の公式マニュアルに記載されています。

さらに、受講データには社員の氏名や所属、メールアドレスなどの個人情報が含まれます。システムのアクセス権限を適切に設定し、業務上必要な担当者だけがデータを扱えるようにします。

クラウドサービスを利用する場合は、運営会社のセキュリティ体制やデータの暗号化対応状況を確認します。AIへの入力を行う場合も、利用規約やデータの取り扱いを確認し、入力する情報を必要な範囲に絞りましょう。

AX CAMPで業務課題の分解から実務でのAI活用まで学ぶ

株式会社AXが提供する法人向けAI研修サービス「AX CAMP」は、業務課題の分解から実務への落とし込みまで伴走し、現場で成果を出すことを目指します。

自社の業務を整理し、AIをどこに活用するかを考えながら、実務に結びつく活用スキルを学びます。研修内容や支援範囲は、AX CAMPのサービスページで確認できます。

組織内でAI活用を段階的に広げる参考として、株式会社JIMOSの導入事例では、管理職から全社展開へ向けたAI活用の土台づくりを紹介しています。

AX CAMPでは、受講中に作成したAIツールを業務で活用できる状態を目指します。日々の業務課題を整理し、実務でのAI活用を進めたい企業は、支援内容を確認してみてください。

まとめ：研修リマインドの自動化で業務効率と受講率を両立

AI研修受講リマインド自動化を進める際は、まず期限や進捗に基づく条件通知を整え、必要に応じてAIによる文面生成などの拡張を検討しましょう。対象者の抽出やメール送信の省力化が期待できますが、受講率への効果は導入後に測定することが重要です。

定型的な督促作業を減らすことで、管理者は研修の企画や効果測定に時間を割きやすくなります。運用開始後も、データ更新の確認、送信失敗への対応、例外対象者の管理は続ける必要があります。

ツールを比較する際は、通知条件だけでなく、データの更新頻度、送信時刻の制約、AI機能の対応範囲、追加連携や構築の要否を確認してください。

まずは自社の課題を整理し、既存のチャットツールやLMSとの連携性を考慮しながら、運用に合うシステムの選定を進めましょう。

小さくテストして結果を測定し、通知条件や文面を調整しながら、業務効率化と受講完了率の向上を目指してください。