AIで稟議書を作成するメリットとは？生成AIを活用して業務を効率化する方法

「稟議書の作成に時間がかかり、本来の業務が進まない」と悩んでいませんか。稟議書の作成は、多くのビジネスパーソンにとって負担になりやすい作業です。しかし、生成AIの進化により、AI稟議書作成は業務効率化の選択肢となりつつあります。

この記事では、AI稟議書作成のメリットや具体的な手順、導入時の注意点までを網羅して解説します。AIを適切に活用すれば、稟議書の下書きにかかる時間を短縮し、文章の構成や表現を整えやすくなる可能性があります。AIを味方につけてスマートに稟議書を作成するコツを掴み、社内の起案業務を効率化しましょう。

AIによる稟議書の作成が注目される背景と現状

AIによる稟議書の作成が注目される背景には、人手不足への対応や生成AIの技術向上があります。多くの企業がDXを推進する中で、ペーパーワークの削減と意思決定プロセスの効率化が課題となっています。

少子高齢化に伴う人手不足が課題となる中、限られた人員で生産性を高めるには、定型業務や書類作成の効率化が急務となっています。特に稟議書は社内の合意形成に不可欠な書類である一方、情報収集や文章の整理、社内様式への反映などに手間がかかる傾向があります。

また、生成AIの文章生成能力が向上したことも、AI稟議書作成への関心を後押ししています。入力した情報をもとに文章の構成案や下書きを生成できるため、稟議書作成を支援する用途でも活用が検討されています。ただし、出力の正確性や説得力は入力内容や利用環境によって異なるため、人による確認と修正が欠かせません。

さらに、経済産業省とIPAが策定したDX人材育成の指針として、IPA「デジタルスキル標準」が公開されています。AI稟議書作成を導入する際も、単にツールを利用するだけでなく、業務上の目的に合わせて活用し、出力を適切に評価できる人材の育成が成果を左右します。

生成AIで稟議書を起案するメリット

生成AIで稟議書を起案するメリットは、文章の構成や下書きの作成を支援させることで、作成時間を短縮できる可能性がある点です。下書き作業の負担を抑えられれば、起案者は企画の具体化や根拠の確認に時間を充てやすくなります。

従来の稟議書作成では、過去の類似案件の調査や、指定されたフォーマットに合わせた情報の整理が欠かせません。AI稟議書作成を活用すれば、必要な情報を入力してドラフトを生成し、それをベースに肉付けしていく方法をとれます。実際の所要時間は稟議の内容やツール、入力情報、確認工程によって異なりますが、ゼロから文章を組み立てる負担の軽減が期待できます。

また、指定した構成や表現ルールをAIへの指示に含めることで、文章の形式をそろえやすくなることも利点です。起案者は生成された文章をたたき台として利用でき、承認者が内容を把握しやすい形に整えられます。ただし、出力品質は一定ではなく、承認の可否や意思決定の速さを保証するものではありません。社内の基準に沿って人が確認し、不足している情報を補うプロセスが不可欠です。

さらに、AIに懸念点や代替案の洗い出しを依頼すれば、検討の視点を広げる補助として役立ちます。一方で、提示されたリスクや代替案が正しいとは限らないため、起案者自身が根拠を確認し、稟議書へ採用するかを判断しなければなりません。

作成支援ツールの主な機能と仕組み

AI稟議書作成支援ツールは、ユーザーが入力した基本情報などをもとに文章を生成します。主な機能には、テンプレートの適用やプロンプトによる条件指定、自動校正などがありますが、利用できる機能はツールによって異なります。

一般的なツールでは、まず起案したい内容の「目的」「費用」「期待される効果」などの情報を入力します。AIはこれらの情報と指示をもとに、稟議書のフォーマットに沿った文章案を組み立てます。過去の稟議データを参照させる運用も考えられますが、機密情報の取り扱いや利用サービスの契約条件を確認し、適切なアクセス制御を施さなければなりません。

さらに、出力された文章の誤字脱字チェックや、表現のトーン＆マナーを調整する校正機能を備えたツールもあります。手作業による確認や修正を支援できるほか、ワークフローシステムと連携し、起案から申請、承認までの業務をまとめて管理できる製品もあります。ただし、AIの出力だけで提出可能な状態になるとは限らないため、最終確認は人が行います。

また、財務データや市場情報などの外部データと連携できるツールもあります。こうした機能を利用する場合も、参照元や計算方法、情報の更新時点を確認し、稟議書に記載する根拠の正確性を人が検証するプロセスを怠ってはなりません。

AIを活用した具体的な作成手順

AI稟議書作成をスムーズに進めるには、適切な手順を踏んでAIに指示を出すのが効果的です。具体的には、情報の整理、プロンプトの入力、そして人間による最終確認という3つのステップに沿って進めます。

最初のステップは、稟議に必要な基本情報の整理です。起案の目的、必要な予算、導入による投資対効果（ROI）などを、根拠とともにあらかじめ箇条書きで書き出しておきます。この段階で正確な情報を準備しておくことが、AIから目的に合った出力を得るための土台となります。

次のステップでは、整理した情報をAIツールに入力し、指示（プロンプト）を与えます。例えば、「以下の条件をもとに、役員向けのITツール導入に関する稟議書を作成してください」といった具体的な役割や読み手を指定します。AIは指示に従い、背景、目的、費用対効果、リスク対策などの項目に沿ったドラフトを出力します。

最後のステップは、出力されたドラフトの確認と修正です。AIが生成した文章に誤りがないか、社内のルールに合致しているかを人間の目で必ずチェックします。特に、数値の根拠、専門用語の使われ方、自社独自の文脈にズレがないかを確認し、必要な修正を行ってから申請へと進みます。

作成・導入時における注意点とリスク対策

AI稟議書作成を導入する際には、セキュリティ対策とハルシネーション（AIが事実と異なる情報を出力する現象）への対策を怠ってはなりません。利用に伴うリスクをあらかじめ想定し、安全に運用するためのルール作りから着手します。個人情報の扱いは個人情報保護委員会の生成AIサービス利用時の注意喚起、著作権は文化庁のAIと著作権も確認してください。

特に注意すべきリスクは、機密情報や個人情報の漏洩です。生成AIサービスへ社外秘のデータや顧客情報を入力する前に、入力データの学習利用の有無、保存期間、ログの保持、データの保管場所や国外移転、委託先、アクセス制御、管理者設定、契約条件などを確認しておかなければなりません。API経由の利用や法人向けプランであっても、それだけで安全性が保証されるわけではありません。自社の情報管理基準に照らしてサービスを選定し、入力可能な情報の範囲を定める方針を徹底すべきです。

また、AIがもっともらしい誤情報を出力するハルシネーションへの警戒も欠かせません。特に稟議書に記載する数値や過去の実績などは、意思決定を左右する判断材料となります。AIが出力した内容を鵜呑みにせず、必ず一次情報や社内データと照らし合わせるファクトチェックを徹底してください。最終的な責任は人間が持つという認識を社内で共有することが、安全な運用の土台になります。

さらに、社内での利用ガイドラインを明確に定めることも欠かせません。どの業務でAIを使ってよいのか、どのような情報を入力してはいけないのか、誰が出力内容を確認するのかをルール化し、全社に周知することで、情報漏洩や誤情報の利用を防ぎやすくなります。

よくある質問（FAQ）

AI稟議書作成の導入や活用に関する代表的な質問と、その回答を紹介します。

生成AIで作成した稟議書のセキュリティは安全ですか？

生成AIで作成したからといって、安全性が自動的に保証されるわけではありません。法人向けプランやAPI連携を利用する場合も、入力データの学習利用の有無、保存期間、ログ保持、データの保管場所や国外移転、委託先、アクセス制御、管理者設定、契約条件をサービスごとに確認してください。そのうえで、社内ガイドラインを設け、入力してよい情報の範囲や確認責任者を明確にしておくべきです。

AI稟議書作成ツールを導入する際の費用相場はどのくらいですか？

費用は、利用するツール、アカウント数、利用量、連携するシステム、サポート内容などによって大きく異なります。既製のSaaSを利用する場合と、自社の基幹システムや過去の稟議データベースに合わせて個別開発する場合でも必要な費用は変わります。初期費用だけでなく、月額料金、従量料金、連携費用、保守費用を含めて比較してください。IT導入補助金を検討する場合は、対象となるITツールや申請要件が定められているため、IT導入補助金の公式事務局や中小企業庁の最新情報を確認してください。

専門的な知識がなくてもAIで稟議書を作成できますか？

プログラミングや高度なプロンプトエンジニアリングの知識がなくても、稟議書の下書き作成に利用できるツールがあります。画面の案内に従って、用意されたテンプレートへ必要事項を入力する形式の製品もあります。ただし、操作方法や必要な知識はツールによって異なり、生成内容の確認には稟議の目的、社内ルール、記載する数値や根拠への理解が欠かせません。

AX CAMPなら現場成果から逆算したAI導入を設計できます

AI稟議書作成をはじめとする生成AIの業務活用を成功させるには、単にツールを導入するだけでなく、現場の社員が使いこなせるスキルを身につけることが先決です。株式会社AXが提供する「AX CAMP」は、現場での成果創出をゴールに掲げた実践的な法人向けAI研修サービスです。

本プログラムは、完全オンラインで受講可能であり、14時間のeラーニングとAI化計画のプランニング、そして半年〜年間にわたる伴走支援を組み合わせて設計されています。プログラミング不要で、PCの基本操作ができれば受講できるため、ITリテラシーに不安がある現場にも導入を検討いただけます。

研修中には、実際の業務課題を解決するためのAIツールを自ら作成し、実務で活用できる状態を目指します。例えば、AI活用の事例として、Route66株式会社では原稿執筆時間を最大24時間からAI出力10秒へ短縮しました（出典：Route66株式会社の事例）。また、株式会社JIMOSでは、役員・管理職から3段階で全社展開を行い、AI活用の土台づくりを推進しています（出典：株式会社JIMOSの事例）。

自社の業務に合わせたAIツールの選定や、安全な生成AIの導入・活用をトータルでサポートするAX CAMPを、ぜひご検討ください。

まとめ：AIを活用して稟議書の作成を効率化しよう

AI稟議書作成は、文章の構成や下書きを支援し、起案業務の負担を軽減できる可能性がある手段です。セキュリティやハルシネーションといった注意点を理解し、サービスの契約条件やデータの取り扱いを確認したうえで、人によるファクトチェックを組み込む体制を整えましょう。

まずは、機密情報や個人情報を含まない小規模な起案業務から試し、効果とリスクを検証しながら活用範囲を検討してみてはいかがでしょうか。