AIを活用した勤怠管理で労務を効率化！おすすめシステム5選と選び方

「毎月のシフト作成に膨大な時間がかかっている」「打刻漏れや修正の対応で、月末の労務作業が追いつかない」とお悩みではありませんか？従業員の働き方が多様化する中で、管理者の負担は増しています。こうした課題の解決策となるのが、AIや自動化機能を活用した「AI勤怠管理」です。

本記事では、AI勤怠管理の仕組みや導入メリット、2026年時点で比較したいシステム5選を分かりやすく解説します。自社に適したシステムを選定し、スムーズに導入するための具体的な手順も紹介します。製品によってAIの利用範囲や提供機能は異なるため、公式情報を確認しながら比較しましょう。

従来の勤怠管理における3大課題

従来の勤怠管理では、手作業による処理の多さやリアルタイム性の欠如が大きな障壁となっています。多様な働き方が広がる中で、管理者の業務負担も増えやすくなっています。

複雑なシフト作成と調整の負担

従業員の希望シフトやスキル、労働基準法に基づく労働時間制限などを考慮しながらシフトを組む作業は、管理者の大きな精神的・時間的負担になっています。特に、交代制勤務やアルバイトが多い職場では、多くの従業員のスケジュールを調整しなければなりません。急な欠勤が発生した際の代替要員探しも、現場の業務を圧迫する要因です。

このような調整業務はパズルのように複雑で、長時間を要することがあります。また、特定の従業員に負担が偏るなど、公平なシフト作成が難しい点も現場の不満につながりやすい課題です。

打刻漏れや不正打刻の防止が困難

タイムカードや簡易的なシステムでは、打刻忘れの申請対応に追われたり、他者によるなりすまし打刻を見抜けなかったりする課題があります。従業員が「押し忘れた」と自己申告するたびに、管理者は履歴を修正しなければなりません。また、客観的な記録が不足すると、実際の労働時間と乖離が生じるリスクもあります。

特に、直行直帰が多い営業職や、複数の拠点を移動する従業員の場合、正確な勤務実態を把握することは容易ではありません。紙のタイムカードなど本人確認を伴わない方法では、他人が代わりに打刻する「なりすまし」を抑止しにくいことも、コンプライアンス上の課題となります。

手作業による集計ミスと労務管理の遅れ

月末にデータをエクセル等で集計する際の手間や、集計ミスが発生するリスクは無視できません。さらに、集計が月末に集中するため、リアルタイムで過重労働の兆候を把握しにくい問題も生じます。過度な残業が発生していても、締め日まで状況を把握できなければ、労務管理の対応が後手に回ってしまいます。

手作業による転記や計算では、ヒューマンエラーを完全に排除することは困難です。結果として、給与計算のやり直しや、勤務記録の不備につながるリスクを抱えることになります。

AI技術が勤怠管理の課題を解決する仕組み

勤怠管理システムには、AIによる分析・画像認識のほか、設定したルールに基づく自動集計やアラートなど、さまざまな技術が使われています。AIの搭載有無や対象業務は製品ごとに異なるため、名称だけで判断せず、公式の機能一覧や提供条件を確認することが大切です。

AIによる最適なシフト自動作成

一部の製品では、必要人員数、従業員の希望、スキル、勤務ルールなどの条件を基に、シフト案を自動で組み立てる機能を備えています。管理者は提示された案を微調整するだけで済むため、手作業で一から組む場合に比べて大幅な時間短縮が見込めます。ただし、作成時間や最適化の範囲は、従業員数、制約条件、製品仕様によって異なる点に留意しておきましょう。

急な欠勤が発生した際の代替候補者リストアップや、対象従業員への自動通知に対応する製品もあります。ただし、すべてのAI勤怠管理システムに標準搭載されているわけではありません。導入を検討する際は、代替要員の抽出ロジックや本人への連絡ルート、最終的な承認フローが自社の運用に合致しているかを事前に洗い出しておくとスムーズです。

顔認証や生体認証による不正打刻の防止

顔認証や指紋・静脈認証など、本人確認を伴う打刻方法は、他者によるなりすまし打刻の抑止に役立ちます。専用端末のほか、タブレットなどを利用できる製品もあります。ただし、認証精度は製品、端末、照明、登録データなどの条件に左右され、不正や誤認識を完全に排除できるものではありません。

本運用を始める前に、実際のオフィスや店舗で認証率や操作性をテストし、万が一認証エラーが起きた際の代替打刻ルールを定めておきます。また、生体認証による本人確認はあくまで打刻時の客観的記録にとどまるため、実際の勤務実態を担保するには、入退室記録や残業申請ルールなどと組み合わせて運用する設計が欠かせません。

リアルタイムのデータ集計と労務リスクの検知

打刻データを随時集計し、設定した基準に近づいた従業員をアラートで知らせる製品があります。時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間です。特別条項がある場合でも、年720時間以内、時間外労働と休日労働の合計が単月100時間未満・複数月平均80時間以内、月45時間を超えられるのは年6か月までといった複数の基準があります。業種・業務や労働時間制による扱いの違いもあるため、月45時間だけで違反を判断することはできません。詳細は厚生労働省の時間外労働の上限規制を確認してください。

アラートが作動する基準や通知先、判定のロジックは、選ぶ製品や設定によって差が生じます。有給休暇の取得義務化に対応した通知機能を備える製品もありますが、システムの設定だけに依存せず、自社の36協定や就業規則に則って閾値を調整し、最終的には労務担当者の目で確認するフローを構築しておきます。

システム導入によって得られる主なメリット

AIや自動化機能を備えた勤怠管理システムを取り入れることで、労務管理の精度向上と業務効率化を同時に図れます。自社の就業実態に合わせた設計と運用を徹底すれば、コンプライアンス体制の強化も実現しやすくなります。

労務担当者の業務負担を大幅に削減

シフト作成や勤務集計、打刻エラーのチェック作業が自動化されれば、労務担当者は従業員からの相談対応や人事制度の設計といった、よりコアな業務に時間を割けるようになります。ただし、削減効果は組織の規模や既存の業務フロー、システムの設定状況に左右されるため、導入前後で各工程の所要時間を計測し、定量的な効果測定を行うのが望ましいアプローチです。

さらに、特定の担当者に依存しがちだった労務管理の判断基準をシステムに設定することで、異動や退職時の引き継ぎに伴う負担を抑えられます。イレギュラーな例外処理についてもあらかじめマニュアル化しておけば、担当者が変わっても運用品質を一定に保ちやすくなります。

打刻エラーの減少によるデータの正確性向上

生体認証や打刻リマインドなどに対応する製品では、打刻漏れや誤入力を減らし、給与計算に使うデータの信頼性を高められる可能性があります。打刻エラーがある従業員への通知機能も製品によって提供されています。通知方法や自動化の範囲は製品ごとに異なるため、公式仕様を確認してください。

勤怠データを給与計算ソフトへシームレスに連携できれば、手入力による転記や修正の手間を省けます。ただし、連携を実行した後も、個別の例外処理や最終的な計算結果に誤りがないかを確認する工程は省略できません。

労働基準法などの法令遵守の徹底

労働基準法や自社の就業規則に準拠して正しくセットアップされたシステムは、過重労働や未払い残業といった労務リスクの早期発見に役立ちます。有給休暇の消化ペースや時間外労働の超過をアラートで知らせる機能を持つ製品もありますが、法改正に伴うアップデートの対応スピードや追加費用の有無は製品ごとに異なるため、事前にベンダーへ問い合わせておくと安心です。

また、客観的な勤務データを整理して保存できれば、監査や社内確認に必要な記録を取り出しやすくなります。システムの判定だけに依存せず、労務担当者や必要に応じて専門家が確認する管理体制を整えましょう。

導入を検討する際の注意点とリスク

AI勤怠管理の導入には多くのメリットがある反面、事前の準備やコスト面の検討を怠ると失敗するリスクがあります。導入後に「期待した効果が出ない」と後悔しないよう、以下の点に注意しましょう。

初期費用やランニングコストの発生

利用する機能や構成によっては、初期の構築費用、月額利用料、顔認証用端末などの費用が発生します。削減対象となる作業工数や、業務効率化による効果を整理し、中長期的な視点で費用対効果を検討しましょう。

また、不要なオプション機能を多く契約すると、ランニングコストが膨らんでしまいます。自社に必要な機能を見極め、必要に応じて小規模な構成から始めることをおすすめします。

従業員への操作説明と理解の促進

新しい打刻方法やシステムに対して現場の従業員が抵抗感を持たないよう、丁寧な説明会やマニュアルを用意しておきましょう。特に、ITツールの操作に不慣れな従業員が多い職場では、導入初期に混乱が生じる可能性があります。スマートフォンの操作手順を動画で解説したり、問い合わせ窓口を設置したりして、現場の不安を解消する工夫を凝らしてください。

「なぜこのシステムを導入するのか」という目的を従業員に共有することも大切です。管理を厳しくするためではなく、従業員の健康を守り、業務を効率化するためであると説明し、理解を得ましょう。

個人情報保護とセキュリティ対策の強化

顔認証をはじめとする生体データを取り扱う際は、プライバシーポリシーの改定や社内規程の整備、システムのセキュリティ基準の検証が先決です。顔の特徴を数値化したデータは個人識別符号に該当するため、パスワードのように再発行できない性質を考慮し、データの保存期間やアクセス権限、暗号化の有無、廃棄手順、委託先の管理体制を厳密に定めておかなければなりません。ベンダーがISMS認証を取得しているかも、信頼性を測る指標となります。

必要な対応は、取得するデータ、利用目的、本人からの取得方法、第三者提供や委託の有無などによって異なり、事前の書面同意が常に一律で必要とは限りません。利用目的の特定・通知または公表、安全管理措置、委託先の監督など、自社の取り扱いに応じた対応を整理してください。詳細は個人情報保護委員会の個人情報保護法ガイドライン（通則編）を確認し、判断が難しい場合は専門家へ相談しましょう。 個人情報の扱いは個人情報保護委員会の生成AIサービス利用時の注意喚起、著作権は文化庁のAIと著作権も確認してください。

自社に最適なシステムを選ぶための比較ポイント

自社に最適なシステムを選ぶためには、機能の豊富さだけでなく、自社の運用体制に合致しているかを見極めるステップが欠かせません。以下の3つのポイントを基準に、各システムを比較検討しましょう。

自社の課題に対応するAI機能が搭載されているか

「シフト作成を効率化したいのか」「本人確認を強化したいのか」「長時間労働の兆候を早く把握したいのか」など、自社の最優先課題に対応する機能があるかを確認します。多店舗展開している企業ではシフト管理や拠点別集計、直行直帰が多い企業では位置情報付きモバイル打刻などが候補になります。

自動化機能が必ずしもAIによって提供されているとは限りません。機能名だけで判断せず、入力データ、判定方法、人による確認の要否、追加料金の有無まで確認することが大切です。

既存の給与計算システムなどと連携可能か

既存の給与計算ソフトや人事管理システムと、APIやCSVを介してスムーズにデータ連携を行えるかどうかが、二重入力による転記ミスを防ぐ最大のポイントです。連携の手段や同期するタイミング、対応しているデータ項目は製品ごとに異なるため、自社の実務フローに合致するかを細部まで突き合わせておきます。

すでに導入している他社システムがある場合は、そのシステムとの連携実績や対応バージョンをベンダーに確認しておきましょう。連携できない項目や例外処理が多いと、かえって手作業が増える原因になります。

サポート体制や無料トライアルの有無

導入初期のトラブルに対応するサポート窓口の有無や、実際の操作感を現場で試せる無料トライアルがあるかを比較します。サポート方法やトライアル期間は製品ごとに異なるため、最新の提供条件を公式ページで確認してください。

トラブル発生時のサポート対応時間帯や、個別相談に伴う追加料金の有無も事前に把握しておきます。本稼働後に現場が混乱しないよう、自社のITリテラシーや運用体制に見合った支援メニューを提供するベンダーを選定することが求められます。

2026年最新のおすすめシステム5選

ここでは、2026年時点でAI活用や勤怠業務の自動化を検討する際に比較したい5つのシステムを紹介します。製品名にAIを掲げていないサービスや、AI機能を段階的に提供しているサービスも含まれます。AIの利用範囲、標準機能とオプションの区別、提供開始時期を必ず公式情報で確認してください。

まずは、公式ページで確認できる主な機能をまとめた比較表をご覧ください。

サービス	公式情報で確認できる主な機能	AI・自動化との関係	確認ポイント
ジンジャー勤怠	自動集計、予実管理、シフト管理、各種アラート	月末の労働時間の着地予想に対応。AIの利用範囲は要確認	他シリーズとの連携範囲、必要なアラート設定
KING OF TIME	顔認証、指紋・指静脈認証、ICカード、位置情報付き打刻	認証を利用した本人確認に対応	利用環境での認証率、端末費用、代替打刻方法
SmartHR「勤怠管理」	打刻、申請・承認、一括確定、修正依頼、36協定アラート	勤怠業務の自動化・効率化が中心	対象プラン、関連サービスとの連携範囲
TimePro-eX	出退勤打刻、打刻データ修正、勤怠データ照会、アラート通知、就業規則・給与規程の問い合わせ	オプションのAIエージェントがチャット上で勤怠操作・照会・通知を支援	AIエージェントの利用条件、対応するチャットツールと機能範囲
はたらくAI勤怠管理	日次・月次の自動集計、シフト管理、36協定管理、休暇管理	AI労務管理サービスとして提供。個別機能でのAIの役割は要確認	必要機能、AIの判定内容、給与計算サービスとの連携範囲

1. ジンジャー勤怠（jinjer株式会社）

ジンジャー勤怠は、打刻データや各種申請・承認フローと連動した労働時間の自動集計、シフト管理、有給取得や残業超過のアラート機能などを網羅しています。予実管理においては、月中の勤務実績から月末時点の労働時間をシミュレーションし、着地予想を画面上で把握できます。なお、打刻パターンをAIが学習して打刻漏れを予測する機能については、公式の主要スペックに明記されていないため、この機能を重視する場合は事前にベンダーへ直接問い合わせることをおすすめします。

（公式ページ：ジンジャー勤怠）

2. KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）

KING OF TIMEは、PCやスマートフォンによる打刻のほか、顔認証や指紋・指静脈認証、ICカードなど多彩な打刻手段に対応しています。生体情報を活用した打刻は、不正打刻やなりすましの防止に効果的です。ただし、認証の精度や対応端末は選択する打刻方法によって異なるため、実機を用いたデモやトライアルを通じて認証率を検証し、万が一エラーが起きた際の運用ルールも併せて決めておきます。

（公式ページ：KING OF TIME 打刻機の無料トライアル）

3. SmartHR「勤怠管理」（株式会社SmartHR）

SmartHRの「勤怠管理」は、SmartHRに登録された従業員・部署情報を利用し、打刻、勤怠や休暇の申請・承認、勤務実績の一括確定、打刻エラーがある従業員への修正依頼などを行える機能です。36協定アラートや有給休暇の取得状況の表示にも対応しています。勤怠申請・承認をAIアシスタントが処理する機能は公式ページで確認できないため、AI機能としては記載せず、対象プランや関連サービスとの連携範囲を確認して比較しましょう。

（公式ページ：SmartHRの勤怠管理）

4. TimePro-eX（アマノ株式会社）

TimePro-eXは、企業ごとの運用に合わせたアラート、申請・承認・入力・修正時の異常値検出、クラウドとオンプレミスへの対応などを特徴とする勤怠管理システムです。アマノ株式会社は2026年6月30日、TimePro-eXのオプションサービスとして「アマノ AIエージェント」の提供を開始しました。現在の公式製品ページでは、チャットツール上での出退勤打刻、打刻データの修正、各種勤怠データの照会、労務アラートの通知、就業規則・給与規程の問い合わせなどが案内されています。導入時には、AIエージェントの利用条件や対応するチャットツール、自社環境で利用できる機能範囲を確認してください。

（公式ページ：アマノ株式会社「TimePro-eX」）

5. はたらくAI勤怠管理（株式会社NextDaysSolutions）

はたらくAI勤怠管理は、株式会社NextDaysSolutionsが提供する労務管理サービスです。公式の機能一覧には、従業員や事業所の管理、各種申請、勤務状況のリアルタイム把握、日次・月次の自動集計、シフト作成、36協定および有給休暇の管理などが並びます。一方、シフトの完全自動作成や、退職リスク・メンタル不調の予測といった機能は公式の仕様に明記されていないため、本稿では除外しています。検討の際は、どの業務をAIが処理し、どこからを人間が判断するのか、その役割分担を事前に整理しておきます。

（公式ページ：はたらくAI勤怠管理）

スムーズに運用を開始するための導入手順

AI勤怠管理の導入を軌道に乗せるには、段階的なステップを踏んで運用を定着させていくアプローチが有効です。初期の混乱を防ぐためにも、全社一斉に切り替えるのではなく、以下の手順に沿ってスモールスタートから進めていきます。

自社の課題整理と導入目的の明確化

現状の勤怠管理のどこにボトルネックがあるのかを洗い出し、システム導入によって達成したいゴールを設定します。例えば、「月末の集計作業を3日から1日に短縮する」「シフト作成にかかる時間を80%削減する」といった目標を、自社の現状値を基に設定します。目的が明確になることで、数あるシステムの中から自社に必要な機能を絞り込みやすくなります。

あわせて、現行の就業規則や社内ルールに解釈の余地や曖昧な点がないかを整理しておきます。基準となるルールが明文化されていない状態では、システムの自動集計やアラート機能を正しくセットアップできず、かえって手修正の手間が増える原因になります。

複数システムの比較検討と無料トライアルの実施

資料請求を行い、候補となるシステムに無料トライアルがある場合は、管理者と現場従業員の両方が使いこなせるかを確認します。実際にテスト用の従業員アカウントを作成し、打刻からシフト管理、データ出力までの一連の流れを試してみましょう。特に、現場の従業員が無理なく継続できる操作性であるかどうかが、導入成功の鍵を握ります。

無料トライアルなどの試用期間中は、ベンダーのサポート品質を体感する絶好の機会です。問い合わせに対するレスポンスの早さや回答の的確さをチェックし、自社のITスキルに応じた支援を受けられるかを見極めます。

社内ルールの策定と従業員への周知

新しい打刻ルールや例外処理のフローを策定し、説明会やマニュアル配布を通じて全社に周知します。例えば、顔認証打刻の際の注意点や、打刻を忘れた場合の申請手順などを明確にしておきます。生体データを取り扱う場合は、利用目的や管理方法を従業員へ説明し、個人情報保護法や自社の運用に応じて必要な手続きを行います。

全社説明会を複数回に分けて開催するほか、操作手順を録画した動画を社内ポータルに共有しておくと、従業員の理解がスムーズに進みます。また、各部門のリーダー層を事前に巻き込み、現場主導で利用を促す推進体制を築いておくことも運用の成功を左右します。

段階的な運用開始とトラブルへの対応

まずは特定の部署や拠点からスモールスタートし、運用上の課題を確認した後に全社へ展開する方法が考えられます。必要に応じて一定の移行期間を設け、従来の記録と新システムの結果を照合しましょう。ただし、二重入力による負担や記録の不一致が生じないよう、移行期間と正本となる記録を明確にしてください。

全社展開後も、定期的に運用を見直しましょう。AIや自動化機能の効果、アラートの過不足、修正作業の発生状況を測定し、必要に応じて設定を調整することで、システムを活用しやすくなります。

AIを活用した勤怠管理の導入が向いている企業の特徴

AI勤怠管理は、勤務形態や組織構造によって効果が異なります。自社の状況が以下に当てはまる場合は、具体的な課題と必要機能を整理した上で導入を検討しましょう。

まず、シフト制を採用している店舗ビジネス（飲食・小売・医療・介護など）です。従業員の希望やスキル、労働時間の制限を考慮しながらシフトを組む職場では、条件に基づくシフト作成支援機能が役立つ可能性があります。短縮できる時間は従業員数や制約条件によって異なるため、実データを使った試行で確認してください。

次に、テレワークと出社が混在するハイブリッドワークを導入している企業です。従業員がどこで働いているかを把握しにくい場合は、位置情報付き打刻やPCのログと連携できる勤怠管理システムが候補になります。ただし、取得するデータと勤務実態の関係を整理し、従業員への説明やプライバシーへの配慮も行いましょう。

さらに、従業員数が急増している成長企業や、多拠点で店舗・オフィスを展開する企業での活用にも適しています。各拠点の勤怠データをリアルタイムに一元管理し、打刻漏れや長時間労働の兆候を検知して自動でアラートを飛ばす仕組みを整えれば、本社管理部門のチェック工数を大幅に削減できます。

AX CAMPなら勤怠管理にAIを活用できる社内体制づくりを支援できます

AI勤怠管理システムを導入するだけで、すべての労務課題が解決するわけではありません。システムを自社の業務で適切に活用するには、社内の人材がAIの特徴や注意点を理解し、業務改善に生かすための体制づくりも重要です。株式会社AXが提供する法人向けAI研修サービス「AX CAMP」は、AI研修やAI化計画のプランニング、伴走支援を通じて、そうした現場の課題解決を支援するプログラムです。

AX CAMPは、完全オンラインで受講でき、14時間のeラーニングとAI化計画のプランニング、そして半年〜年間の伴走支援を組み合わせた実践的なカリキュラムを提供しています。プログラミング不要で、PCの基本操作ができれば誰でも受講可能です。単にAIの知識を学ぶ座学ではなく、受講中に自社の業務課題を解決するAIツールを実際に作成し、そのまま実務で活用できる状態を目指します。

例えば、AI活用の土台づくりを推進した事例として、株式会社JIMOS様（https://a-x.inc/case/d2c-ai-foundation-3-phase-rollout/）では、役員・管理職から3段階で全社展開し、AI活用の土台づくりを推進しました。また、Route66株式会社様（https://note.com/onte/n/nccf1988c6058）では、原稿執筆時間を最大24時間からAI出力10秒へ短縮するという成果を上げています。さらに、株式会社Foxx様（https://note.com/onte/n/n705671a6ad8c）のように、AI活用によって新規事業を創出した実績もあります。

AI勤怠管理の導入を機に、社内全体のDXやAI活用を推進したいとお考えの企業様は、ぜひAX CAMPの導入をご検討ください。AI研修やAI化計画のプランニング、伴走支援を通じて、現場でAIを活用するための社内体制づくりをサポートいたします。

まとめ：AIを活用した勤怠管理でスマートな労務管理を実現しよう

AIや自動化機能を備えた勤怠管理システムは、シフト作成、打刻管理、集計、労務リスクの確認といった業務を効率化する選択肢です。ただし、AIの利用範囲や提供機能は製品ごとに異なるため、公式情報と実際の運用テストに基づいて判断する必要があります。

自社の課題を明確にした上で、適切なシステムを選定し、段階的な導入を進めることで、労務担当者と従業員の双方が利用しやすい環境を整えられます。また、システムを導入するだけでなく、社内の人材がAIや自動化機能を適切に使いこなせるようにすることで、継続的な業務改善につながります。

まずは自社の勤怠管理におけるボトルネックを整理し、無料トライアルやデモが利用できる場合は実際の業務条件で検証しましょう。法令対応や個人情報の取り扱いも確認しながら、自社に合った勤怠管理体制を構築することが重要です。