【2026年最新】AIでシフト作成を自動化する方法！おすすめシステム3選と導入のメリット

「スタッフの希望が重なって調整がつかない」「急な欠勤の穴埋めで頭が痛い」など、シフト管理者の悩みは尽きません。手作業でのシフト作成は、時間だけでなく精神的な負担も大きいものです。そうした課題を解決する手段として、今注目されているのがAIを活用したシフト作成です。

毎月のシフト作成に多くの時間を費やしていませんか？AIシフト作成システムを導入すると、希望の回収や条件の照合、シフト案の作成を効率化できる可能性があります。

ただし、短縮できる時間は利用人数や設定する条件、製品の仕様によって異なります。本記事では、AIシフト作成の仕組みからおすすめのシステム、導入手順までをわかりやすく解説します。

AIを活用したシフト管理の仕組みと従来の方法との違い

AIを活用したシフト管理は、勤務条件やスタッフの希望をシステムで処理し、条件に合う配置案を作成する仕組みです。従来の手書きやエクセルを用いた方法に比べ、作成作業や転記ミスを減らしやすい点が大きな違いとなります。ただし、自動化できる範囲や出力結果は製品と設定内容によって異なります。

AIが自動でシフトを生成する仕組み

AIシフト作成システムは、あらかじめ登録された複数の条件を分析し、条件に合う組み合わせを計算します。具体的には、スタッフから集めた希望休や勤務可能時間、連続勤務の上限、勤務間インターバルに関する社内ルールなどを設定します。勤務間インターバルとは、勤務終了後から次の勤務開始までに一定の休息時間を設ける制度です。一般の事業主に対して一律の休息時間を義務づける制度ではなく、労働時間等設定改善法に基づく努力義務として位置づけられています（出典：厚生労働省「勤務間インターバル制度」）。

さらに、対応する製品では、店舗や施設ごとに必要な最低配置人数や、特定の資格を持つスタッフの配置条件なども考慮に入れて設計されます。数理モデルやアルゴリズムで条件に合うシフト案を自動算出するため、管理者が手作業で行う組み合わせの負担を大幅に抑えられます。ただし、処理時間や条件の充足度は、スタッフの人数やルールの複雑さ、製品の仕様によって異なるため、出力されたシフト案は必ず人の目でチェックしなければなりません。

手動での作成における2つの課題

エクセルや手書きによる手動作成には、まず膨大な作業時間がかかるという課題があります。スタッフ全員の希望を1枚のシートに転記し、過不足がないかを目視で確認する作業は、人数が増えるほど複雑化します。特に、急な欠勤が発生した際の再調整は、他のスタッフへの連絡も含めて管理者の大きな負担となります。

もう一つの課題は、作成者の主観が入りやすく不公平感や転記ミスが発生しやすい点です。特定のスタッフばかりに負担が偏ったり、休み希望の転記漏れで不満が生じたりすると、職場のエンゲージメント低下を招きかねません。明文化されていない暗黙のルールに頼ることで、シフト作成業務そのものが属人化してしまうリスクもあります。

システムを導入することで得られる2つのメリット

AIシフト作成システムを導入することで、スタッフからの希望回収や複雑な条件の照合、シフト案の作成といった一連の業務をスムーズに進められます。特に、頭を悩ませる作成作業の負担を減らし、複数の勤務条件を漏れなく一括で照合できる点が大きなメリットです。

1. 作成にかかる時間を削減しやすい

システムを導入するメリットの一つは、シフト表の作成から公開までに必要な作業を効率化しやすいことです。従来はスタッフからの希望回収、転記、下書き、調整、確定を手作業で進める必要がありました。これらの一部を自動化することで、管理者はほかの業務に時間を充てやすくなります。

対応するシステムでは、スマホアプリなどで回収した希望データをシフト作成画面に直接取り込み、そのデータをもとにシフト案を自動生成する仕組みが整っています。完成までにかかる時間は、スタッフ数や制約条件の多さ、希望の重複具合、手動での微調整にかかる時間によって左右されます。導入効果を正しく見極めるには、自動生成にかかる時間そのものだけでなく、希望の回収から最終調整を終えるまでの総作業時間を比較するのが確実です。

2. 複雑な勤務条件や希望をまとめて調整できる

現場のシフト作成では、単に人数を合わせるだけでなく、多様な個別事情を考慮しなければなりません。例えば、新人スタッフとベテランスタッフの組み合わせバランスや、深夜勤務の翌日に日勤を入れないといった健康管理上のルールなどです。これらをすべて手作業で調整するのは限界があります。

対応するシステムでは、事前に登録した勤務条件や希望を同時に処理し、条件に合う配置案を自動で組み立てます。勤務時間に関するルールや36協定の内容を設定しておくことで、違反がないかのチェックをシステムが支援しますが、ツールを導入しただけで法令遵守が完全に担保されるわけではありません。設定漏れや例外的な配置、特定のスタッフへの負担の偏りがないかを管理者が目視で確認し、手動で微調整を加える運用を想定しておきましょう。

自社に最適なツールを選ぶための比較ポイント

数あるAIシフト作成システムの中から自社に合うものを選ぶには、機能の豊富さだけでなく現場の運用に馴染むかを見極めなければなりません。特に、業界特有のルールへの対応力と、既存システムとの連携性の2点に注目して比較することが大切です。

1. 業界や雇用形態への対応力

医療や介護、飲食、小売など、業界によってシフトの組み方や勤務パターンは大きく異なります。例えば、24時間体制の医療・介護現場では夜勤や交代制の複雑なパターンに柔軟に対応できるシステムが欠かせません。また介護業界においては、国が定める人員配置基準を満たしているかをシステム上で設定・照合できるかどうかも、選定時に必ずチェックしておきたいポイントです。

一方で、アルバイトやパートが中心となる飲食・小売業では、急な欠勤に伴うシフト変更や他店舗へのヘルプ要請に素早く対応できる機能が重宝します。自社の雇用形態や、日勤・夜勤といった勤務シフトの枠組みに製品がマッチしているかを事前に洗い出しておきましょう。自社と同業界での導入実績が豊富かどうかも、運用の成否を分ける目安となります。

2. 既存の勤怠管理システムとの連携性

作成したシフト表を無駄なく活用するためには、現在稼働している勤怠管理や給与計算システムとスムーズにデータ連携を行えるかどうかが成否を分けます。予定データと実際の打刻データを紐付けることで、給与計算に必要な集計や予算・実績の管理を大幅に省力化できます。手動によるデータ転記の手間を省くことは、転記ミスや計算違いを防ぐうえでも効果的です。

API連携に対応しているか、あるいはCSV形式でのデータ出力が行えるかをチェックしてください。連携できる項目や方法は製品によって異なるため、導入前に現在使っている勤怠・給与システムとの互換性をベンダーに確認しておくことを推奨します。

業務効率化に役立つAIシフト作成・業務改善の選択肢3選

自社の課題を解決するためには、各サービスの公式情報を集め、自社の勤務ルールや既存システムとの相性を慎重に比較しなければなりません。ここでは、シフト管理や自動作成を支援する専用サービスに加え、外部システムや個別開発を組み合わせて独自の業務アプリを構築するための開発基盤を紹介します。これらはすべてが同じ仕組みのAIシフト作成システムというわけではないため、自社の目的に合致しているかを見極めて検討を進めてください。

まずは、各選択肢の特徴を一覧で比較してみましょう。機能や連携範囲は変更される可能性があるため、契約前に公式サイトと提供会社へ最新情報を確認してください。

サービス	位置づけ・主な用途	特徴	確認ポイント
freee AIシフト管理	シフト管理サービス：希望シフトの回収やシフト作成・共有	希望の回収からAIによるシフト案の作成までを支援	必要な勤務条件への対応と既存システムとの連携範囲
SHIFTEE	シフト管理サービス：シフトの収集・作成・共有など	クラウド上でシフト管理業務を支援	自社の勤務ルールや多店舗運用、自動作成機能への対応範囲
kintone（外部サービス・カスタマイズ連携）	業務改善基盤：自社仕様の業務アプリ構築	ノーコードの業務改善基盤に外部サービスや個別開発を組み合わせられる。AIシフト自動作成は標準機能ではない	自動生成に必要な連携製品、開発範囲、費用、運用保守

1. freee AIシフト管理

freee株式会社が提供する「freee AIシフト管理」は、希望シフトの収集、シフト案の作成、スタッフへの共有などを支援するサービスです。管理者による希望の転記や調整作業を減らしたい企業の選択肢となります。

AIによるシフト作成で考慮可能な条件や、勤怠管理をはじめとする他サービスとの連携範囲は、契約プランや製品の最新アップデート状況によって異なります。自社独自の勤務ルールを過不足なく再現できるか、必要なデータをどのような手順で連携させるかを、公式サイトの問い合わせや商談時のデモ画面を通じて確かめておくのが賢明です。

2. SHIFTEE

株式会社システムサポートが提供・運営する「SHIFTEE」は、シフトの収集、作成、共有などの管理業務を支援するクラウドサービスです。提供・運営会社の詳細やサービス利用におけるルールについては、公式の利用規約から把握できます。

設定できる勤務条件や多店舗運用、店舗間の応援調整、自動作成機能への対応範囲は、利用するプランや最新の仕様によって異なる可能性があります。自社で必要な条件を整理したうえで、公式資料や提供会社への問い合わせを通じて対応可否を確認してください。

3. kintone（外部サービス・カスタマイズ連携）

サイボウズ株式会社の「kintone」は、自社の業務に合わせたアプリをノーコードで構築できるクラウド型の業務改善基盤です。AIシフト作成に特化したパッケージ製品ではありませんが、シフト希望やスタッフ情報を管理するアプリを自由に設計し、既存の業務フローに合わせて入力項目や管理画面を柔軟にカスタマイズできます。

kintone単体の標準機能だけでAIによるシフト自動生成を行えるわけではありません。AIを用いた自動生成を組み込むには、具体的な外部サービスやプラグイン、API連携、あるいは個別開発の導入を検討することになります。システム構成によって実現可能な機能や精度、初期費用、保守体制が大きく異なるため、単体のシフト管理サービスと同列に比較するのではなく、自社に最適な構築基盤となり得るかを提供会社や開発会社へ相談してみるのが良いでしょう。

自動化システムをスムーズに導入するための手順

AIシフト作成システムを導入する際は、いきなり全社で一斉に稼働させるのではなく、段階を踏んでスモールスタートを切るのが成功のコツです。まずは事前の勤務ルール整理を行い、次に過去の実績データを用いたテスト運用を重ねるという2つのステップを丁寧に進めていきます。

ステップ1：希望シフトと勤務ルールの整理

システムを導入する前に、まずは現場で運用されている勤務ルールやスタッフの基本情報を整理します。具体的には、1日あたりの必要人数、早番・遅番などのシフトパターン、スタッフごとの勤務上限時間などを洗い出します。これらをスプレッドシート等にまとめておくと、初期設定を進めやすくなります。

これまで管理者の頭の中にだけあった「この人とこの人は同じシフトにしない」といった暗黙のルールも、この段階で明文化しておく作業が欠かせません。ルールを漏れなくデータ化してシステムに認識させることが、条件を満たすシフト案を自動生成するための土台となります。曖昧なルールを整理し、誰もが納得できる客観的な基準を定めておきましょう。

ステップ2：初期設定とテスト運用

整理したルールをシステムに入力し、初期設定を行います。設定が完了したら、まずは過去の月を対象にしてテスト作成を実施し、意図通りのシフトが生成されるかを確認します。実際のシフト表と比較しながら、生成された結果に矛盾や条件漏れがないかを検証してください。

テスト運用の段階では、実際の現場スタッフ数名に協力してもらい、スマホアプリからの希望提出やシフト確認の操作性を試してもらうと良いでしょう。不具合や設定の漏れをこの段階で修正しておくことで、本番移行時の混乱を防げます。段階的に利用人数を増やしていくアプローチが推奨されます。

運用の定着を成功させるための注意点

システムを導入しても、現場のスタッフが使いこなせなければ業務効率化は達成できません。運用の定着を成功させるためには、従業員への丁寧な説明と、AIの特性を理解した上での最終チェックが欠かせません。

1. 従業員への丁寧な説明と理解の獲得

AIシフト作成を導入する際は、スタッフに対して導入の目的やメリットを事前にしっかりと説明しておくことが欠かせません。特に、スマホアプリでのシフト提出など、操作方法の変更に対する不安を解消することが大切です。操作マニュアルを用意したり、簡単な説明会を開いたりすると効果的です。

「シフト作成が効率化されることで、管理者が現場のサポートや教育に時間を割きやすくなる」といった、スタッフ側にもたらされる好影響を伝えることで、協力を得やすくなります。新しいシステムの導入目的を共有し、現場からの意見を運用に反映することが定着につながります。

2. 自動生成後の最終的な目視確認の徹底

AIは、システムに登録されていない突発的な事情やスタッフの細かな状況まで、必ずしも反映できるとは限りません。そのため、AIが自動生成したシフト表をそのまま確定させるのではなく、管理者が必ず目視で最終確認を行うようにしましょう。システムはあくまで作成を支援する道具として捉えるのが適切です。

「最近体調を崩しがちだったスタッフの勤務が連日になっていないか」といった、人間ならではの配慮を加えることで、現場の状況に寄り添ったシフト表へと仕上がります。AIをあくまで「作成を効率化する補助ツール」として位置づけ、法令や社内規程への適合チェックを含む最終決定は人間が担うという、明確な役割分担をあらかじめ決めておくのが運用のコツです。

シフトの自動作成に関するよくある質問（FAQ）

AIシフト作成の導入を検討するにあたり、多くの担当者が抱きやすい疑問とその回答をまとめました。導入前の不安を解消し、具体的な検討を進めるための参考にしてください。

Q1. 複雑なシフト条件でも本当に自動で作成できますか？

製品が対応している範囲であれば、スタッフの勤務可能時間やスキル、連続勤務日数の制限などを条件として設定し、シフト案の作成に反映させられます。ただし、設定可能な条件や優先順位の扱いは製品ごとに異なり、すべての希望を同時に満たせない場合もあります。法令や社内規程への適合が自動的に保証されるわけではないため、対応仕様を確認し、生成後は管理者が最終確認を行ってください。

Q2. 導入までにどのくらいの準備期間が必要ですか？

導入に必要な準備期間は、企業の規模や従業員数、勤務ルールの複雑さ、データ移行や他システムとの連携範囲によって大きく変動します。一律の期間で判断せず、利用予定のサービス窓口へ個別に問い合わせるのが確実です。例えば、freee AIシフト管理の公式FAQでは、導入までの期間を平均1〜2ヶ月程度と案内しています（出典：freee AIシフト管理公式サイト）。ルールの整理から初期設定、テスト運用までを見据えた、余裕のあるスケジュールを組み立てておきましょう。

Q3. 無料で試せるAIシフト作成ツールはありますか？

無料トライアルの有無や対象機能はサービスごとに異なるため、各公式サイトで最新情報を確認してください。また、ChatGPTやClaudeなどの生成AIを使って簡易的なシフト案を作成する方法もありますが、法令や勤務条件への適合を保証するものではありません。個人情報や機密情報の取り扱いに注意し、出力結果は必ず人の目でダブルチェックする運用を徹底してください。個人情報の扱いは個人情報保護委員会の生成AIサービス利用時の注意喚起、著作権は文化庁のAIと著作権もあわせて目を通しておくと安心です。

AX CAMPなら現場成果から逆算したAI活用の設計・検証を支援できます

毎月のシフト作成業務を効率化したいものの、自社専用の複雑なルールを既存のシステムだけで再現するのは難しいと感じていませんか。株式会社AXが提供する法人向けAI研修サービス「AX CAMP」では、単にAIの知識を学ぶだけでなく、受講中に自社の業務課題に沿ったAIツールの作成や業務への活用を目指します。

本プログラムは完全オンラインで受講でき、14時間のeラーニングとAI化計画のプランニング、そして半年〜年間の伴走支援を組み合わせた実践的な設計となっています。プログラミング不要でPCの基本操作ができれば受講可能なため、現場のマネジャーやDX推進担当者が自ら手を動かし、シフト管理業務のどこにAIを活用できるかを整理したうえで、実務向けツールの試作や改善に取り組めます。ただし、法令判定や複雑な制約の最適化、勤怠システムとの連携を含む仕組みを実現できるかは、利用するデータ、連携先、制約条件、開発範囲によって異なります。

実際に、AX CAMPを導入したRoute66株式会社では、原稿執筆時間を最大24時間からAI出力10秒へ短縮することに成功しました（出典：Route66株式会社の事例）。また、株式会社JIMOSでは、役員・管理職から3段階で全社展開を行い、AI活用の土台づくりを推進しています（出典：株式会社JIMOSの事例）。これらはAI活用による業務改善の事例であり、AIシフト作成システムの構築実績を示すものではありません。

このように、現場の成果から逆算した伴走型支援により、貴社のシフト管理業務におけるAI活用の検討や実務への定着を支援します。自社の課題に合うAIシフト作成の方法を整理し、実現可能な範囲から社内で活用を進めたい企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。

まとめ：AIシフト作成を導入して業務効率化を実現しよう

AIシフト作成は、希望の回収や勤務条件の照合、シフト案の作成を効率化する手段です。実際に削減できる作業時間や自動化できる範囲は、スタッフ数、勤務ルール、導入する製品によって異なります。

手作業による転記ミスや負担の偏りを確認しやすくするうえでも、AIやシフト管理システムの活用は有効です。ただし、システムだけで法令遵守や公平性が保証されるわけではないため、適切な条件設定と管理者による最終確認が欠かせません。

まずは自社の規模や課題に合ったシステムを選定し、利用可能なデモやトライアル、テスト運用から始めてみてはいかがでしょうか。現場の課題に寄り添ったAI活用を進めることで、管理者とスタッフの双方が使いやすい運用を目指せます。

自社に最適な方法を見つけ、業務効率化への第一歩を踏み出しましょう。