こんにちは！ 株式会社AX代表の石綿文太です！
経営者や、日々多くのタスクを抱えているビジネスパーソンの方に、まず聞いてみたいことがあります。
朝、起きた瞬間の気分はどうですか？
少し前までの僕は、 布団の中で目を覚ました瞬間、 天井を見上げながらこう思っていました。
「あぁ…今日もまた、全部は終わらないだろうな……」
やる気はあるんです。 やりたいことも山ほどある。 事業を成長させたいという情熱もある。
ただ、頭の中には常に未処理のタスクが渋滞していました。
返信が必要なチャット。
確認待ちのクリエイティブ。
振込対応。
来週の登壇資料。
採用面接の調整。
どこから手をつけるか。何が最優先か。
それを考えるだけで、朝の貴重なHPがゴリゴリ削られていく感覚…。
頑張ろうとすればするほど、なぜか時間管理が破綻していく。原因ははっきりしていました。
すべてを「自分の意思力」に依存していたからです。
社長の脳が、会社のボトルネックになる!?
会社が小さいうちは、気合と根性でなんとか回せます。創業期はそれでもいい。
でも、事業が増え、メンバーが増え、判断の数が増えていく中で、違和感が強くなっていきました。
このままだと、会社の成長が、自分の脳の処理能力で頭打ちになる。
売上や競合の話ではなく、もっと根本的な危機感です。
人間が一日にできる意思決定の数には限界があります。意思力は有限のリソースです。
社長の脳が詰まれば、会社も詰まる。これは避けなければいけない。
そこで僕は、一つの仮説を立てました。
「自分の意思力に頼るのをやめて、段取りそのものをAIに任せたら、どうなるだろうか？」
段取りをAIに外注する実験
では、具体的に何をやったのか？
今、僕らが中核に据えているのはNotion AIを“プロジェクトマネージャーとして使う”運用です。
以前このnoteマガジンでも紹介した「AIツバサ」は、現在ではNotion AIに統合・進化し、「PMツバサさん」という立ち位置になっています。
Notionやslackの中で話しかけると、
・タスクを分解し
・優先度を整理し
・今日やるべきことを提示してくれる
まさにPMとして振る舞うAIです。
なぜ“AIツバサ”“PMツバサさん”？
Notion認定コンサルタントの前田翼さんをモデルに名付けられました。翼さんはタスク管理やディレクションの達人で、AXでもNotion導入をサポートしてくれた心強い存在です！そんな彼のような秘書をAIで再現したい、という想いから「AIツバサ」「PMツバサさん」が誕生しました。
STEP 1：Notionに「願望」を投げる
まず、僕は細かいタスクを考えません。 Notionに、ただ「やりたいこと」を投げます。
展示会準備を進めたい。
新企画を形にしたい。
採用のフローを改善したい。
これぐらいの、ざっくりした要望だけ。 以前なら、ここから 「じゃあまず誰に連絡して、資料作って……」 と自分でブレイクダウンしていたんですが、 もうそれはやりません。
STEP 2：Notion AIが「解体」する
投げられた要望を、 Notion AIが瞬時に解体します。
ここがミソなんですが、 ただタスクリストを作るだけじゃありません。 AIに以下の処理をさせます。
・タスクを「思考」「作業」「確認」の3つに分解する
・それぞれの所要時間をざっくり見積もる
・「その日やるべき粒度」に落とし込む
特に重要なのが「粒度」です。 「タスクに取り掛かるかどうかが10秒で判断でき、かつ1時間以内に完結する成果物単位」 ここまで細かく砕きます。
STEP 3：朝、迷わない
朝、Notionを開くと、「今日はこれをやる」がもう決まっている。
PMツバサさん以外にも、朝礼チャンネルで毎朝スケジュールを伝えてくれる「チェッカーくん」、slack内で未返信のメッセージを教えてくれる「ヌケモレ検知くん」、メッセージのやり取りからタスクを作ってくれる「タスク化くん」などのAIエージェントがいます。
段取りを任せたら、判断の質が安定した
この仕組みを入れてから、朝の感覚が一変しました。
今日やることは、もう決まっている。これさえやれば、前に進む。この安心感が、想像以上に大きかった。
段取りに脳のリソースを使わなくなった分、朝からすぐ「実行」に入れるようになりました。
結果として、週単位で見ると、スケジュール調整に使っていた時間がほぼ消えました。
体感ですが、1週間に半日分くらいは確実に浮いています。社長の半日ですよ？ これ、経営インパクトとしてはデカすぎます。
浮いた時間は何に使っているか？ もちろん、未来への投資です。 新しい事業の構想を練ったり、 メンバーと未来の話をしたり、 あるいは、ただボーッとして脳を休めたり。
「作業」に追われていた時間が、 「創造」のための時間に変わったんです。
泥臭い失敗とバグとの戦い
……と、ここまで書くと 「AIを使えば全て解決する」 と思われるかもしれませんが、 そんなに甘くはありません。
最初からうまくいったわけではありません。
連携ミスで、同じ予定が無限に生成されたり。
タスクの粒度が人によってバラバラになったり。
そのたびに気づかされました。
AIはこちらの業務や判断基準が言語化されていないと、うまく機能しないのだと。
そこで僕たちは、 「運用ガイドライン」を策定しました。
・なぜこのタスクを行うのか？（目的）
・メリット・デメリットは？
・ワークフロー分解の定義とは？
・判断基準は？
これらを言語化したガイドラインを作成し、 それをAIに読み込ませた上で、 タスク生成をさせるようにしたんです。
すると…… プロジェクトが、驚くほどスムーズに回り始めました。
タスクを完了させるのにかかる時間の目安も正確に出るようになったので、 「今日一日でどこまで進めるか」という見通しと、 実際の進み具合のギャップも激減。
結局、AIを使うってことは、 「自分たちの業務をどれだけ言語化できるか」 という勝負なんですよね。
速くなった、というより「ブレなくなった」
一番大きな変化は、意思決定の質でした。
今日はやらない。
それは来週考える。
こうした判断を、即座に、迷わず言えるようになった。
チームへの指示も短く、明確になる。
結果として、 経営判断のスピードが上がったというよりは、 「ブレなくなった」という感覚が近いです。
会社全体のスピード感が、 一段階ギアが上がったような手応えを感じています。
現在この手法は、僕だけでなくAX全体でも普通に運用しています。
タスクはまずAIに分解させる。どんなタスクが必要かもAIに出させる。人は「判断」と「修正」に集中する。
これが、僕らがたどり着いたAI時代の働き方のスタンダードです。
AI時代の最強の時間管理術、最初の一歩は？
さて、長々と書いてきましたが、 今回の検証の結論をお伝えします。
AI時代の時間管理は、やる気に頼らないこと。
人のやる気や集中力は不安定です。そこに経営や人生を預けるのは、あまりにリスクが高い。やる気があろうがなかろうが、 「これさえやれば前に進む」というレールをAIに敷いてもらいましょう。
「じゃあ、明日からどうすればいいの？」 と思っているあなたへ。
僕からの提案は一つだけです。
「とにかく、投げてみる」
これです。 頭の中にあるモヤモヤ、やりたいこと、 不安なこと、全部。投げる先は、人間じゃなくていい。
AIは文句を言いません。 疲れたと言いません。 そして、あなたが思っている以上に、 あなたの思考を整理し、導いてくれます。
そのためには、 AIをしっかり「知る」ことが大切です。 ただのツールとしてではなく、 経営のパートナーとして、AIを深く理解すること。
それができれば、 あなたの会社にも必ず余白が生まれます。
意思力に頼る毎日は今日で終わりにして、 AIと一緒に「最高の段取り」を作りませんか？
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
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