【チェックリスト付き】プレスリリース作成に時間がかかる原因と時短術

プレスリリースの作成に時間がかかりすぎて、本来集中すべきコア業務を圧迫していませんか。

広報担当者にとって重要な業務ですが、情報収集から執筆、校正、承認、配信まで工程が多く、予想以上に時間を要することが少なくありません。

本記事では、プレスリリース作成に時間がかかる原因を5つに分解し、明日から実践できる具体的な時短テクニックを解説します。AIを活用した最新の効率化手法や、便利なツール、作成前に使えるチェックリストも紹介します。

読み終える頃には、質の高いプレスリリースを短時間で作成するための道筋が明確になるはずです。AI活用による業務効率化にご興味があれば、弊社のAX CAMPが提供する資料もぜひ参考にしてください。

プレスリリース作成に時間がかかりすぎ？平均時間と課題

結論：もしプレスリリース1本の作成に丸1日以上を費やしているなら、業務プロセスに課題がある可能性が高いと言えます。プレスリリース作成にかかる時間は、企業の規模や担当者の習熟度によって大きく変わりますが、一般的には数時間から数日を要するとされています。（出典：プレスリリース作成代行の料金相場と外注先の選び方）

この「時間のかかりすぎ」は、単なる残業時間の増加に留まりません。迅速な情報発信ができなければ、競合他社に先行されたり、メディアに取り上げられる機会を逃したりといった、深刻な機会損失に直結するのです。次のセクションでは、具体的な所要時間と、それがもたらすデメリットを掘り下げていきます。

プレスリリース作成の平均時間と生じるデメリット

プレスリリース作成の具体的な所要時間は、扱う情報の複雑さや関係部署の多さで大きく変動します。特に新商品の発表など、複数の部署から情報を集め、スペックや価格、発売日などのファクトチェックを要する案件では、2〜3営業日かかることも珍しくありません。（出典：プレスリリースとは？配信する目的やメリット、書き方のポイントを解説）

作成に時間がかかると、主に以下の4つのデメリットが生じます。

• 情報鮮度の低下による機会損失
• 競合他社に対する後手の対応
• 担当者の疲弊と残業時間の増加
• 本来注力すべきコア業務への圧迫

特に情報の鮮度は生命線です。時間をかけている間に市場の状況が変化し、せっかくの情報が価値を失うこともあります。このような事態を避けるためにも、作成プロセスの効率化は急務と言えるでしょう。

なぜ質の高いプレスリリースを効率的に作成する必要があるのか

質の高いプレスリリースを効率的に作成することは、企業の広報戦略において極めて重要です。なぜなら、「スピード」と「クオリティ」の両立が、メディア露出の最大化と企業ブランドの向上に不可欠だからです。

メディア関係者は日々大量のプレスリリースに目を通しており、わかりにくく、情報の価値が不明瞭なものはすぐに読み飛ばされてしまいます。そのため、要点が明確で、社会的な関心事と結びついた質の高い内容が求められます。

同時に、世の中のトレンドやニュースは常に動いているため、適切なタイミングで情報を発信するスピードも欠かせません。この2つを両立させることで、初めてプレスリリースの効果は最大化されるのです。効率化は、単なるコスト削減ではなく、広報活動の成果を高めるための戦略的な取り組みと捉えるべきでしょう。

なぜ？プレスリリース作成に時間がかかる5つの原因

プレスリリース作成に時間がかかる原因は、大きく「作成プロセス」と「周辺業務・環境」の2つに分けられます。これらのボトルネックを特定し、一つひとつ解消していくことが時短への第一歩です。具体的には、以下の5つの原因が考えられます。

自社の状況がどれに当てはまるかを確認することで、どこに改善の余地があるのかが明確になります。

原因1：作成プロセスにおける問題（情報整理・構成）

作成プロセス自体に潜む問題が、作業時間を長引かせる最大の要因です。特に経験の浅い担当者が陥りやすいポイントと言えます。

• 掲載すべき情報収集の非効率
• 構成作成段階での迷走
• 文章執筆そのものの遅延

まず、掲載すべき情報が社内に散在し、収集に手間取るケースがあります。関係部署へのヒアリングがスムーズに進まなかったり、必要なデータがすぐに見つからなかったりすると、ここで大幅な時間ロスが発生します。

次に、集めた情報をどう構成すれば魅力的に伝わるか、構成案の作成で手が止まってしまうことも少なくありません。伝えたいことが多すぎて要点を絞りきれず、何度も書き直すうちに時間が過ぎていきます。文章の執筆そのものに慣れていない場合も、当然ながら時間はかかってしまうでしょう。

原因2：周辺業務・環境における問題（承認・配信・マインド）

文章作成以外の周辺業務や環境も、時間超過の大きな原因となり得ます。自分一人ではコントロールしにくい部分も多く、組織的な改善が必要な場合もあります。

• 煩雑で多段階な社内承認フロー
• 効果的な配信先選定の遅れ
• 完璧を求めすぎる心理的プレッシャー

特に多くの企業で課題となるのが、社内承認フローです。関係者が多すぎたり、承認者のスケジュールが合わなかったりすると、待ち時間ばかりが増えてしまいます。フィードバックが複数人からバラバラに来て、修正の方向性が定まらない「レビュー迷子」の状態に陥ることもあります。

また、完成後の配信先メディアリストの選定に時間がかかるケースも見受けられます。「完璧なものを作らなければ」というプレッシャーから、何度も推敲を重ねてしまい、なかなか完成に至らないという心理的な要因も、作業時間を長引かせる一因です。

【すぐに実践できる】プレスリリース作成時間を短縮する基本テクニック

プレスリリース作成の時間を短縮するためには、具体的なテクニックを知り、実践することが不可欠です。ここでは、特別なツールを導入しなくてもすぐに始められる基本的な時短術を2つ紹介します。これらの手法を組み合わせることで、作業プロセスを大幅に効率化できます。（出典：【明日から使える】プレスリリース作成時間を短縮する基本テクニック）

重要なのは、作業をパターン化し、手戻りをなくすことです。一つずつ見ていきましょう。

テンプレート活用と箇条書きによる構成作成

最も効果的な時短術の一つが、テンプレートの活用です。プレスリリースには、タイトル、リード文、本文、企業情報といった基本的な型があります。この型に沿った自社独自のテンプレートを用意しておけば、毎回ゼロから構成を考える必要がなくなります。

テンプレートには、以下の要素を盛り込んでおくと良いでしょう。

• タイトル（最も伝えたいことを30字程度で）
• リード文（5W1Hを簡潔にまとめる）
• 本文（背景・詳細・今後の展望の3部構成）
• 関係者のコメント
• 企業概要
• 問い合わせ先

執筆を始める前に、伝えたい情報をまず箇条書きで書き出すことも有効です。文章を書き始める前に情報の骨子を固めることで、論理的な構成を素早く組み立てられ、執筆中の迷いを大幅に減らせます。この「構成メモ」の作成は、最終的な執筆時間を短縮するための重要な投資と言えるでしょう。

手戻りを防ぐ社内承認フローの最適化

文章作成と同じくらい時間を要するのが、社内の承認プロセスです。ここを最適化するだけで、待ち時間を劇的に削減できます。手戻りを防ぐためのポイントは、「関係者の明確化」と「チェック観点の事前共有」です。

まず、承認者は本当に必要な人物だけに絞り込みましょう。関係者が増えるほど、意見の集約が困難になり、修正の方向性がぶれてしまいます。法務やコンプライアンスなど、専門的なチェックが必要な部署を除き、承認者は最小限（例：直属の上長と広報責任者）に限定するのが理想です。

さらに、誰に何をチェックしてほしいのか、事前に依頼内容を明確に伝えることも重要です。「誤字脱字の確認」「事実関係の確認」「法的なリスクの確認」など、チェックの観点を具体的に指定することで、的確なフィードバックを得られ、不要な修正作業を防ぐことにつながります。特に、業績や新製品の価格など株価に影響を与えうる情報を含む場合は、公開前に法務・IR部門の承認を得るなど、社内規定に沿ったフローを徹底してください。

AIで劇的に変わる！プレスリリース作成の最新効率化手法

近年、生成AI（ジェネレーティブAI）の進化により、プレスリリース作成の効率は飛躍的に向上しています。AIをアシスタントとして活用することで、これまで数時間かかっていた作業を数分で完了させることも夢ではありません。ここでは、AIを使った具体的な効率化手法を紹介します。

AIは、単なる文章作成ツールにとどまらず、アイデア出しから校正、リサーチまで、広報担当者の強力なパートナーとなり得ます。

生成AIによる執筆・校正の自動化

生成AIを活用すれば、プレスリリースの骨子作成から本文執筆、さらには校正までを自動化できます。例えば、箇条書きにした伝えたい情報をAIに入力し、「この情報をもとにプレスリリースのドラフトを作成してください」と指示するだけで、精度の高い文章案が瞬時に生成されます。

AIが得意な作業は以下の通りです。

• タイトル案の複数提示
• リード文の作成
• 本文ドラフトの生成
• 誤字脱字のチェック
• 表現の言い換え提案

もちろん、AIが生成した文章をそのまま使うことは推奨されません。必ず人間の目でファクトチェックを行い、企業のトーン＆マナーに合わせて表現を修正する必要があります。しかし、ゼロから文章を考える負担がなくなるだけでも、作業時間は大幅に短縮されるでしょう。

Route66様の事例：AIで原稿執筆が24時間から10秒へ

マーケティング支援企業であるRoute66様では、AX CAMPの研修を通じてAI活用を内製化しました。その結果、これまで24時間かかっていた原稿執筆が、わずか10秒で完了するという劇的な業務効率化を達成しています。これはたたき台作成の事例ですが、最も時間のかかる「ゼロからイチ」の工程をAIに任せることで、担当者はより創造的な編集業務に集中できるようになった好例です。（出典：原稿執筆が24時間→10秒に！Route66社が実現したマーケ現場の生成AI内製化）

WISDOM様の事例：AIが採用予定2名分の業務を代替

SNS広告・ショート動画制作を手掛けるWISDOM様は、AI導入により採用予定だった2名分の業務をAIで代替することに成功しました。毎日発生していた2時間の調整業務を完全に自動化し、社員がより創造的なコア業務へ集中できる環境を構築しています。AIを定型業務に活用し、人的リソースをより付加価値の高い領域へシフトさせた事例と言えます。（出典：採用予定2名分の業務をAIが代替！WISDOM社、毎日2時間の調整業務を自動化）

AIによるメディアリサーチ業務の効率化

プレスリリースの効果を最大化するには、適切なメディアに情報を届けることが不可欠です。しかし、自社の情報と親和性の高いメディアや記者を探し出すリサーチ業務は、非常に時間がかかります。この作業もAIによって効率化できます。

例えば、AI搭載の検索エンジンや専用ツールを使えば、「IT業界のスタートアップについて書いている記者をリストアップして」といった指示で、関連性の高いメディアや記者の情報を瞬時に収集できます。これにより、手作業で行っていたリサーチと比較して、配信先リストの作成時間を大幅に短縮できる事例もあります。

作成したプレスリリースの内容をAIに読み込ませ、「この内容に興味を持ちそうなメディアを10個提案して」と依頼することも有効です。AIが文脈を理解して最適な配信先候補を提案するため、担当者の経験や勘だけに頼らない、データに基づいたメディアアプローチが実現しやすくなります。

プレスリリース作成の時短に役立つツール5選

プレスリリース作成の時間を短縮するためには、ツールの活用が非常に効果的です。ここでは、文章生成から配信、校正まで、各プロセスで役立つ代表的なツールを5つ紹介します。自社の課題に合わせて、これらのツールを組み合わせることで、さらなる効率化が期待できます。

各ツールの特徴を理解し、自社のワークフローに最適なものを取り入れましょう。

文章生成・情報整理ツール（ChatGPT / Notion AI）

文章作成や情報整理のフェーズでは、生成AIを搭載したツールが強力なサポートとなります。

• ChatGPT：対話形式でアイデア出しからドラフト作成まで幅広く対応。
• Notion AI：情報整理から執筆までをシームレスに行えるドキュメントツール。

ChatGPTは、壁打ち相手として活用することで、一人で悩む時間を大幅に削減できます。Notion AIは、集めた情報をNotion上で整理しながら、そのままAIに要約や文章作成を指示できるのが特長です。

配信・校正・翻訳ツール（PR TIMES / Grammarly / DeepL）

文章が完成した後の配信や、品質を高めるための校正・翻訳プロセスでも、専門ツールが役立ちます。

• PR TIMES：国内最大級のプレスリリース配信サービスです。テンプレート機能や過去の配信データ分析機能も備わっており、効率的な配信業務をサポートします。多くのメディア関係者が利用しているため、情報が届きやすいというメリットもあります。（出典：PR TIMES、登録記者1万人を突破）
• Grammarly：英文の校正に特化したツールです。外資系メディアや海外向けのプレスリリースを作成する際に、文法ミスや不自然な表現を自動でチェックしてくれます。（出典：Grammarly公式サイト）
• DeepL：高精度な機械翻訳ツールで、日本語のプレスリリースを瞬時に多言語へ翻訳したい場合に非常に便利です。

これらのツールを適材適所で活用することで、各工程の作業時間を短縮し、担当者はより戦略的な業務に集中できるようになります。

作成前に確認！質の高いプレスリリースのためのチェックリスト

プレスリリースの作成時間を短縮するには、手戻りをなくすことが重要です。そのためには、作成の最終段階で抜け漏れがないかを確認するチェックリストが非常に役立ちます。ここでは、「内容・表現編」と「配信準備編」の2つの観点から、確認すべき項目をまとめました。

このリストを使って最終確認を行うことで、ケアレスミスを防ぎ、リリースの質を担保できます。

【内容・表現編】メディアが求める情報と読みやすさ

メディア関係者は、読者にとって価値のある「ニュース」を探しています。独りよがりな内容になっていないか、客観的な視点で厳しくチェックしましょう。

チェック項目	確認内容
タイトル	最も伝えたい内容が30字程度で簡潔にまとまっているか
リード文	5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）が明確か
新規性・社会性	「新しい情報」か、社会的な関心事と関連付けられているか
客観性	具体的な数値データや調査結果など、客観的な根拠が含まれているか
専門用語	業界外の人にも理解できるよう、平易な言葉で説明されているか
写真・画像	内容を補足する高解像度の画像が用意されているか

【配信準備編】配信先とタイミングの最終確認

どれだけ良い内容でも、届ける相手とタイミングを間違えると効果は半減します。配信直前に慌てないよう、準備は万全にしておきましょう。

チェック項目	確認内容
配信先リスト	自社の情報と親和性の高いメディアや記者が選ばれているか
配信タイミング	メディアが情報を取り上げやすい曜日や時間帯（例：平日の午前中）か
添付資料	補足資料や画像データにパスワードはかかっていないか、ファイル形式は適切か
問い合わせ先	問い合わせ窓口（代表連絡先など）の記載は正確か。個人情報の取り扱いは最小限に留められているか
誤字脱字	第三者の目も入れて、最終的な校正は完了しているか

プレスリリース作成の時間に関するFAQ

ここでは、プレスリリース作成の時間に関して、広報担当者からよく寄せられる質問とその回答をまとめました。外注の判断基準やAI利用の注意点など、多くの人が抱える疑問を解消します。

日々の業務で悩んだ際の参考にしてください。

Q1. 作成は外注すべき？質を落とさず時短するコツは？

プレスリリースの作成をPR会社などに外注するかどうかは、社内のリソースと発信頻度によって判断するのが良いでしょう。広報専門の担当者がいない、あるいは発信頻度が非常に低い（年に1〜2回程度）場合は、専門知識を持つ外部パートナーに依頼するのも有効な選択肢です。

一方で、定期的に情報発信を行いたい企業であれば、内製化を目指す方が長期的なコストパフォーマンスやスピード感の面で有利です。質を落とさずに内製で時短する最も効果的な方法は、AIツールの活用とテンプレート化です。AIでドラフト作成時間を短縮し、テンプレートで構成の時間を削減することで、担当者は内容のブラッシュアップという最も重要な作業に集中できます。

Q2. AIが作成したプレスリリースはそのまま使えますか？

精度の高いAIエージェントが出来てないケースを除き、AIが作成したプレスリリースをそのまま配信することは、事実誤認（ハルシネーション）や情報漏洩のリスクがあるため避けるべきです。AIは非常に便利なツールですが、生成された内容には事実と異なる情報や、文脈に合わない不自然な表現が含まれる可能性があります。

AIの生成物はあくまで「下書き」と捉え、以下の点は必ず人間が責任を持って確認・修正する必要があります。

• ファクトチェック（事実確認）
• 独自性のある情報の追加
• 企業のトーン＆マナーへの調整
• 機密情報や個人情報が混入していないかの確認

特に、製品のスペックや価格、法律に関わる情報などは、細心の注意を払って事実確認を行わなければなりません。AIを時短のパートナーとしつつも、最終的な品質担保は人間の重要な役割です。

プレスリリース作成の先へ！AI活用人材の育成ならAX CAMP

プレスリリース作成の効率化にAIが有効であることはご理解いただけたかと思います。しかし、「具体的にどのAIツールをどう使えばいいのか分からない」「一部の社員だけでなく、組織全体でAIを活用できる体制を築きたい」といった新たな課題を感じている方も多いのではないでしょうか。

そのような課題を解決するのが、株式会社AXが提供する法人向けAI研修サービス「AX CAMP」です。AX CAMPは、単なるツールの使い方を学ぶ研修ではありません。貴社の具体的な業務内容や課題をヒアリングし、プレスリリース作成、SNS運用、市場調査といった実務に直結するAI活用法を学ぶ、実践的なカリキュラムをご提供します。

研修後も専門コンサルタントが伴走し、現場でのAI活用が定着するまで徹底的にサポートするのが特長です。AIを使いこなせる人材を育成し、広報業務だけでなく、会社全体の生産性向上に貢献します。AI導入の第一歩から組織への浸透まで、私たちAXが責任を持ってご支援します。

まとめ：「プレスリリース作成に時間がかかる」を解決する時短術の総括

この記事では、プレスリリース作成に時間がかかる原因から、具体的な時短テクニック、さらにはAIを活用した最新の効率化手法までを網羅的に解説しました。最後に、重要なポイントを改めて振り返ります。

• 原因の特定：時間がかかる原因は「作成プロセス」と「周辺業務」に大別される。
• 基本テクニック：テンプレート活用と承認フローの最適化が時短の第一歩。
• AIの活用：文章作成やリサーチをAIに任せることで、作業時間を劇的に短縮できる可能性がある。
• ツールの導入：自社の課題に合わせてChatGPTやPR TIMESなどのツールを組み合わせる。
• 品質の担保：チェックリストを活用し、手戻りをなくすことで質とスピードを両立させる。

プレスリリース作成の効率化は、単なる時間削減以上の価値をもたらします。迅速で質の高い情報発信は、企業の競争力を高め、ビジネスチャンスを拡大させる重要な鍵です。しかし、AIなどの新しい技術を自社だけで使いこなし、組織全体に浸透させるのは容易ではありません。

もし、AIを活用した本格的な業務改革や、社員のAIスキル向上に課題を感じているのであれば、ぜひ一度、弊社の「AX CAMP」にご相談ください。貴社の状況に合わせた最適なAI活用プランを提案し、広報業務のDXを成功へと導きます。