AIで来客受付を自動化するメリットとおすすめサービス9選を比較

「来客のたびに業務が中断して集中できない」「受付に人員を割く余裕がない」とお悩みではありませんか。オフィスの受付対応は、担当者の業務を中断させ、取次の負担を生むことがあります。

来客受付を自動化すると、取次にかかる作業を減らし、本来の業務に集中しやすい環境を整えられます。来訪履歴を記録できるシステムであれば、入退館管理やセキュリティ対策にも役立ちます。

本記事では、AIを活用した来客受付自動化のメリットや選定ポイント、受付・来訪管理を効率化できるおすすめサービス9選を紹介します。なお、紹介するサービスには、AIを中核機能とするものだけでなく、タブレットやクラウドを利用して受付業務を自動化するものも含まれます。

AIを活用した来客受付の自動化とは？注目される背景

AIを活用した来客受付の自動化とは、音声認識や顔認証などの技術を利用し、来訪者の案内や担当者への連絡を効率化する仕組みです。一方、一般的な受付自動化システムには、AIを使用せず、タブレットへの入力や事前発行コードによって担当者を呼び出す製品もあります。

従来のオフィスでは、来客があるたびに総務スタッフや近くの席の社員が業務を中断して対応することがありました。取次回数が多い職場では、こうした対応が集中を妨げる要因になります。

音声認識、顔認証、チャット通知などを備えた製品も登場しています。ただし、搭載機能やAIの利用範囲は製品ごとに異なるため、導入前に公式情報を取り寄せたり、デモ画面で実際の挙動をチェックしたりして選定を進めます。

受付業務を無人化・自動化するメリット

受付業務を自動化する主なメリットは、担当者への取次作業を減らし、来訪履歴を記録しやすくなる点にあります。受付にかかる人件費や運用負担の抑制も見込めますが、実際の効果は日々の来客数や現在の受付体制によって左右されます。

チャットや電話への自動通知に対応したシステムを利用すれば、社員が自分の業務を中断して来訪者を探したり、別の社員へ連絡したりする手間を減らせます。フリーアドレスやハイブリッドワークを採用しているオフィスでも、担当者へ直接通知できる仕組みが役立ちます。

また、受付手順を標準化することで、案内のばらつきを抑えられます。ただし、有人受付を完全に廃止できるとは限りません。機器の不具合、操作に迷う来訪者、緊急時などに対応するため、必要に応じて人が支援できる運用を残しておきましょう。

AI受付システムで実現できる主な機能

AIを搭載した受付システムでは、音声認識による案内や顔認証などを利用できる場合があります。また、AIの有無にかかわらず、TeamsやSlackなどの社内チャット、電話、メールを通じて担当者へ来訪を通知する機能もあります。

音声対話に対応した製品では、来訪者が担当者名や用件を話すことで、その認識結果に応じた案内や呼び出しが実行されます。ただし、認識精度はエントランスの騒音や話し方に左右されるため、タッチ操作などの代替手段が用意されている製品を選ぶと安心です。

顔認証に対応した製品では、登録情報を用いて本人確認や入退館処理をスムーズに進められます。特定の個人を識別できる顔画像や顔特徴データを取り扱う場合は、個人情報としての適切な管理体制を整え、利用目的の特定・通知や安全管理措置を講じなければなりません。運用の際は、データの保存期間やアクセス権限、不要になった際の削除手順もあらかじめ定めておきます。詳細な法規やガイドラインについては、個人情報保護委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&Aや顔識別機能付きカメラシステムに関する資料をご参照ください。あわせて、個人情報の扱いに関する同委員会の生成AIサービス利用時の注意喚起や、文化庁によるAIと著作権の指針にも目を通しておくと確実です。

自社に最適なシステムを選定する際のポイント

自社に最適なシステムを選定する際は、既存の社内ツールとの連携性と、来訪者が迷わず使える操作性を重視しましょう。さらに、自社のセキュリティ基準を満たしているか、障害時のサポート体制が十分かも確認すべき判断基準です。

普段から業務で使っているチャットツールやスケジュール管理ソフトと連携させることで、日々の取次や来訪予定の管理がスムーズになります。ただし、連携機能の利用には特定のプラン契約や設定上の制限が伴うケースもあるため、自社が求める通知先やデータ項目に対応しているかを事前に精査しておきます。

また、受付に設置する端末の操作画面がシンプルで分かりやすいことも欠かせません。デモやトライアルが利用できる場合は、実際の来訪者目線で使いやすさを検証することが導入後のトラブル防止につながります。

システムを導入する際の手順

システムを導入する際は、まず現状の受付課題を整理し、必要な機能を洗い出します。その後、複数のサービスを比較し、テスト運用を経て本番稼働へ進めるのが一般的です。

最初のステップとして、1日あたりの来客数、取次方法、対応にかかる時間、例外対応の種類を整理します。課題が明確になったら、担当者通知、来訪履歴、入退館連携、音声認識、顔認証などから、自社に必須となる機能を絞り込みましょう。

次に、候補となるシステムを選定し、一部の部署やフロアでテスト運用を実施します。実際の使い勝手や通知状況を確認し、来訪者向けの案内と社内マニュアルを整備した上で、本格導入へ移行します。

導入時に注意すべきポイントと対策

導入時に注意すべきポイントは、ネットワーク障害や機器の不具合といったシステムトラブルへの備えです。また、すべての来訪者がスムーズに操作できるとは限らないため、緊急時や操作に迷った場合の連絡手段を確保しておきましょう。

インターネット回線の切断や受付端末のフリーズといったトラブルが発生すると、一時的に来客対応がストップしてしまいます。こうした事態に備え、予備回線の確保や内線電話の併設、有人対応へスムーズに切り替えるマニュアルの整備など、自社の環境に応じたバックアップ体制を整えておきましょう。

さらに、音声認識は周囲の雑音などの影響を受ける可能性があります。受付エリアの環境を確認し、必要に応じて音声とタッチパネルの両方を利用できるシステムを検討しましょう。

公式情報を確認できる受付自動化サービス9選

受付関連サービスには、音声対話型AI、タブレット受付、来訪管理、ワークプレイス管理、AIキャラクターによる案内など、異なる種類の製品があります。ここでは、提供元の公式ページを確認でき、受付や来訪者対応への利用を検討できる9つのサービスを紹介します。掲載順は優劣や市場評価を示すものではありません。また、すべてのサービスがAIを中核機能としているわけではありません。自社に必要な受付方法やAI機能を整理し、料金、契約期間、連携範囲、現在の提供状況を各社の公式情報や問い合わせ窓口で確認してください。

サービス	主な対象	特徴	確認ポイント	通常料金または総額	契約・利用期間	支援内容	向いている人
ミライAI受付サービス	音声による受付を検討する企業	iPadを利用したAI受付	対応端末、契約プラン、通知方法	公式情報を確認	公式情報を確認	設定方法とサポート範囲を要確認	音声による案内を取り入れたい企業
MediaSpaceコンシェルジュ	Microsoft 365を利用する企業	AIアバターによる案内とMicrosoft 365連携	利用中の環境との連携範囲	個別見積もり	公式情報を確認	設計、設置、保守の範囲を要確認	Microsoft環境と受付を連携したい企業
Smart at reception	iPad受付やkintone連携を検討する企業	iPadによる無人受付、チャット・電話通知、kintone連携	通知先とkintone連携の利用条件	公式情報を確認	公式情報を確認	設定・サポート範囲を要確認	来客情報をkintoneと連携したい企業
RECEPTIONIST	来訪受付や来客管理を効率化したい企業	iPadによる受付と来客情報のクラウド管理	通知ツール、受付コード、入退館連携の対応範囲	公式情報を確認	公式情報を確認	導入支援の内容を要確認	来訪受付と来客管理を効率化したい企業
Acall	複数のオフィス機能を管理したい企業	受付関連機能を含むワークプレイス向けサービス	現在提供されている機能と連携範囲	公式情報を確認	公式情報を確認	導入・運用支援の範囲を要確認	受付とオフィス運用をあわせて検討したい企業
Gatebox	AIキャラクターによる案内を検討する企業	法人向けAIキャラクター接客を提供	受付用途の開発範囲、機器構成、運用方法	公式情報を確認	公式情報を確認	開発・導入内容を個別に確認	キャラクターを活用した案内体験を設計したい企業
ラクネコ	iPadによる受付と来訪予定管理を行いたい企業	QRコード受付、担当者通知、来訪履歴の管理	通知方法、外部連携、必要な端末	公式情報を確認	公式情報を確認	無料トライアルとサポート範囲を要確認	シンプルなクラウド受付を試したい企業
workhub Reception	受付と入退室管理を連携したい企業	QRコード受付、カレンダー・チャット・スマートロック連携	連携サービス、端末、入退室設備の構成	公式情報を確認	公式情報を確認	設定・導入支援の範囲を要確認	来訪予約から入室までを効率化したい企業
アバター接客さくらさん	AIによる音声案内や多言語対応を検討する企業・施設	AIサイネージによる案内、音声受付、多言語対応	受付用途の機能、有人対応への切り替え、機器構成	公式情報を確認	公式情報を確認	初期設定や運用支援の範囲を要確認	AIを用いた案内・受付を導入したい企業や施設

1. ミライAI受付サービス（株式会社ソフツー）

株式会社ソフツーの「ミライAI受付サービス」は、iPadを利用して来訪者の受付と担当者への連絡を支援するサービスです。導入にあたっては対象プランの契約や対応するiPadを用意する必要があるため、事前に契約条件や動作端末、通知方法をチェックしておきます。具体的な料金プランや最新の機能一覧は、ミライAI公式サイトにて公開されています。

2. MediaSpaceコンシェルジュ

「MediaSpaceコンシェルジュ」は、AIアバターによる音声対話とタッチ操作、Microsoft 365との連携に対応する受付DXソリューションです。公式ページでは、Outlookの会議予約から来訪予定を取得し、来訪時にTeamsへ通知する仕組みが案内されています。単体でも基本機能は動作しますが、Outlookの予約連携やTeamsへの通知を行うにはMicrosoft 365環境が欠かせません。詳しい費用や導入構成、設置・保守のサポート範囲については、MediaSpaceコンシェルジュ公式ページから問い合わせてみてください。

3. Smart at reception（M-SOLUTIONS株式会社）

M-SOLUTIONS株式会社が提供する「Smart at reception」は、iPadを利用した無人受付サービスです。来訪時に担当者へチャットや電話で通知できるほか、kintoneとの連携にも対応しています。AI機能を標準搭載していると一括して捉えず、自社が必要とする受付方法、通知先、kintone連携の利用条件を確認して選びましょう。料金や契約条件、サポート範囲は、Smart at reception公式ページで最新情報を確認してください。

4. RECEPTIONIST（株式会社RECEPTIONIST）

株式会社RECEPTIONISTが提供する「RECEPTIONIST」は、iPadで来訪者を受け付け、担当者への通知や来客情報の管理を行うクラウド受付システムです。公式ページでは、事前発行した受付コードによる受付、来客記録の保存、ゲートやスマートロックとの連携などが案内されています。利用できる通知方法や連携機能は契約プランによって異なる場合があるため、料金や推奨端末、導入支援の有無とあわせてRECEPTIONIST公式ページで詳細を把握しておくとスムーズです。

5. Acall（Acall株式会社）

Acall株式会社が提供する「Acall」は、働く場や会議体験を支援するサービスです。受付関連機能を検討する場合は、現在利用できるアプリケーション、会議室やゲートなどとの連携範囲、必要な機器を個別に確認してください。過去の製品情報だけで判断せず、料金、契約期間、導入・運用支援を含めてAcall公式サイトへ問い合わせましょう。

6. Gatebox（Gatebox株式会社）

Gatebox株式会社は、AIで動くキャラクターが施設の受付や案内などを行う法人向けAIキャラクター接客を展開しています。一般的なタブレット受付システムとは性質が異なり、キャラクターを活用した案内体験や接客の設計を重視する企業の候補です。受付用途で利用できる機能、個別開発の範囲、機器構成、費用、運用支援については、Gatebox公式サイトから確認してください。

7. ラクネコ（株式会社プロトソリューション）

株式会社プロトソリューションが提供する「ラクネコ」は、iPadを使って来訪者を受け付けるクラウド型受付システムです。公式ページでは、来訪予定の登録、受付用QRコードの発行、担当者への通知、来訪履歴の管理などが案内されています。AIを中核機能とするサービスではないため、タブレット受付や取次の自動化を重視する場合の候補として比較しましょう。通知方法、外部サービスとの連携条件、料金、必要な端末は、ラクネコ公式サイトで確認してください。

8. workhub Reception（株式会社ビットキー）

株式会社ビットキーが提供する「workhub Reception」は、オフィスの無人受付や非対面受付を支援するクラウドシステムです。QRコードなどによるチェックイン、カレンダーとの連携、SlackやMicrosoft Teamsなどへの通知、受付記録の管理に対応しています。スマートロックと連携する構成もあるため、来訪予約から入室までをまとめて効率化したい企業に適しています。連携可能なツールや必要な周辺機器、導入費用については、workhub Reception公式ページで紹介されています。

9. アバター接客さくらさん（株式会社ティファナ・ドットコム）

株式会社ティファナ・ドットコムが提供する「アバター接客さくらさん」は、AIサイネージを利用して案内や音声受付、多言語対応などを支援するサービスです。一般的なオフィス向けタブレット受付とは異なり、企業のエントランスや商業施設などで対話型の案内を取り入れたい場合に適しています。受付で利用する機能、遠隔の有人対応へ切り替える方法、機器構成、費用、運用支援については、アバター接客さくらさん公式ページをご参照ください。

自社の環境に合うサービスを選ぶには、製品名だけでなく、受付方法、通知先、来訪履歴の管理、入退館連携、AI機能の有無を比較して検討します。例えば、Microsoft 365との連携を重視する場合は「MediaSpaceコンシェルジュ」、kintoneとの連携を重視する場合は「Smart at reception」が候補となります。クラウドでの来客管理を重視する場合は「RECEPTIONIST」や「ラクネコ」、受付と入退室管理の連携を重視する場合は「workhub Reception」が比較対象です。AIキャラクターやアバターによる案内を検討する場合は「Gatebox」や「アバター接客さくらさん」も候補になります。候補を絞り込んだ後は、同じ要件を各社に提示し、デモや見積もりを通じて自社との適合性を判断しましょう。

導入効果の測定方法と段階的な進め方

受付自動化による効果は、導入前後の取次回数や対応時間などを実際に計測して見極めます。人件費や受付スペースを削減できるかどうかは、現在の人員配置、来客数、例外対応の方法によって異なるため、一律には断定できません。

受付自動化の導入事例と得られた効果

隈研吾建築都市設計事務所では、Smart at receptionとMicrosoft Teamsを連携し、来訪者から担当者へ直接連絡できる受付体制を構築しています。公式事例では、従来発生していた総務担当者の取次業務がなくなり、別の業務に集中できるようになったことや、来訪者の入室履歴をクラウドで管理できるようになったことが紹介されています。詳しくは、隈研吾建築都市設計事務所のSmart at reception導入事例を確認してください。

株式会社TKCでは、Smart at receptionを全国62拠点に導入し、クラウドPBXサービスと連携して担当者のスマートフォンへ直接つなぐ受付運用を実施しています。公式事例では、取次電話の手間をなくし、来訪者を待たせる場面を減らしたことや、拠点が変わっても同じ方法で対応できるようになったことが紹介されています。詳しくは、株式会社TKCのSmart at reception導入事例を確認してください。

これらは各社の業務環境における事例であり、同じ効果を一律に保証するものではありません。取次時間の削減幅など、出典に記載されていない数値を推測で語ることは避け、自社の導入前後の実測値をもとに冷静に評価しましょう。

導入前には、来客件数、受付から担当者への連絡に要する時間、対応のために業務を中断した回数、操作支援が必要なケースなど、自社で把握できる指標を決めて記録します。テスト運用後に同じ条件で測定し、取次負担だけでなく、来訪者の操作性や障害時の対応も含めて評価しましょう。

最初から全社へ展開せず、対象部署や受付を限定してテスト運用を行い、効果と課題を確認してから利用範囲を広げる方法が考えられます。AI機能を導入する場合も、回答範囲や人への引き継ぎ条件を限定し、検証結果に応じて段階的に調整しましょう。

今後の将来展望と受付自動化の動向

現在の受付関連システムでは、タブレット入力、事前発行コード、担当者通知、シナシナリオに沿った音声案内などが利用されています。生成AIによる自由度の高い対話に対応しているかは製品ごとに異なるため、標準機能の範囲内なのか、あるいは個別開発が必要なのかを明確に区別して確認しておきましょう。

今後は、生成AIとの連携によって、定型的な取次だけでなく、来訪者の質問内容に応じた柔軟な案内が広がる可能性があります。ただし、誤案内や機密情報の漏えいを防ぐため、回答範囲の制御、人への引き継ぎ、応答履歴の管理が重要になります。

多言語対応も、海外からの来訪者が多いオフィスや施設では外せない選定項目です。対応言語の種類や翻訳精度、固有名詞の認識力、さらには有人対応への切り替え方法がスムーズに機能するかを、実際の利用環境を想定してテストしておきます。

導入費用を比較する際のポイント

受付自動化システムの費用は、ソフトウェアの利用料だけでなく、端末、設置作業、ネットワーク、外部システム連携、保守などの構成によって変わります。顔認証機器、入退館ゲート、専用端末などを利用する場合は、追加の費用が発生することもあります。

料金を比較する際は、初期費用、月額または年額の利用料、受付端末の購入・レンタル費用、設置費用、連携や追加機能の費用、保守・サポート費用に細分化して整理します。料金を公開していないサービスもあるため、必要な端末数、登録社員数、拠点数、通知先、希望する連携機能などの条件をそろえ、複数社から見積もりを取得して比較検討しましょう。

投資対効果を検討する際は、削減できる可能性がある取次時間だけでなく、端末管理、問い合わせ対応、障害時の代替運用などのコストも含めます。導入前の数値を記録し、テスト運用後の結果と比較すると、自社にとっての効果を判断しやすくなります。

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まとめ：AIによる来客受付の自動化でスマートなオフィス運営を実現しよう

来客受付の自動化は、取次作業を減らし、社員が本来の業務に集中しやすい環境を整える手段です。ただし、今回紹介した9つの受付自動化サービスのすべてがAIを中核機能としているわけではありません。

自社の課題に合わせて、通知、来訪管理、音声認識、顔認証などの必要性を整理しましょう。

導入時は、既存システムとの連携、来訪者の操作性、個人情報の管理、障害時の代替手段を事前に整理しておきます。まずは小規模なテスト運用からスタートし、実際の取次時間や運用負担を計測した上で段階的に利用範囲を広げていくと、導入効果を見極めやすくなります。

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