情シスのマニュアルを作る暇ない問題を解決！AI活用とツールで効率化する方法

「日々の問い合わせ対応や障害対応に追われ、情シスのマニュアルを作る暇がない…」と悩んでいませんか。

その問題、AIや専用ツールを活用した「仕組み化」で解決できます。

本記事では、多忙な情報システム部門担当者に向けて、マニュアル作成が進まない根本原因から、AIを活用した最新の効率化手法、具体的なツール、そして成功のためのチェックリストまでを網羅的に解説します。読み終える頃には、「作る暇がない」という悩みを解消し、持続可能なマニュアル運用体制を構築するための具体的な第一歩が明確になるはずです。

当社のAI活用支援サービス「AX CAMP」に関する資料でも、AI導入による業務効率化の具体的なステップや事例を紹介しています。ご興味があれば、ぜひご一読ください。

情シスでマニュアル作成が進まない2つの根本原因

情報システム部門（以下、情シス）でマニュアル作成がなかなか進まない背景には、大きく分けて2つの根深い原因が存在します。それは、「業務過多と人手不足」そして「業務の属人化」です。

この2つの問題は複雑に絡み合い、「重要だが緊急ではない」とされがちなマニュアル作成を、後回しにさせる悪循環を生んでいます。まずは、この構造的な課題を正しく理解することから始めましょう。

日常業務の多忙化と慢性的な人手不足

情シスの業務は、社内ヘルプデスク、サーバーやネットワークの運用保守、セキュリティ対策、新規システムの導入支援など多岐にわたります。特に、日々の問い合わせや突発的な障害対応といった「守りのIT」業務に多くの時間が割かれているのが実情です。ある調査では、6割以上の情シス担当者がヘルプデスク対応に課題を感じ、コア業務が進まないと回答しています。

こうした状況に加え、多くの企業でIT人材の不足は深刻化しています。実に7割以上の企業が情シス担当者の不足を感じているという調査結果もあり、限られた人員で増え続ける業務をこなさなければならない状況が、マニュアル作成のような未来への投資を困難にしているのです。（出典：～「情シスの実態」調査実施～問い合わせ対応で手いっぱい！？情シス部門の約7割は「人手不足」で「疲弊状態」！｜OrangeOne株式会社のプレスリリース）

業務の属人化と組織的な優先度の低さ

人手不足が続くと、特定の担当者しかシステムの仕様や運用方法を知らない「業務の属人化」が進行しやすくなります。担当者は自身の知識と経験で業務を回せてしまうため、マニュアルとして明文化する緊急性を感じにくくなります。結果として、その担当者が不在の際に業務が滞るリスクが着実に高まっていくのです。

さらに、経営層からは「マニュアル作成」という業務の投資対効果が見えにくいため、組織としての優先順位が低く設定されがちです。緊急性の高いプロジェクトや直接的に利益を生む業務が優先され、マニュアル整備に必要な工数や予算が確保されにくいという組織的な課題も、作成が進まない大きな一因と言えるでしょう。

「マニュアルがない」が引き起こす情シスの深刻なリスク

マニュアルの不備は、単に「情報がない」という状態にとどまらず、情シス部門と企業全体の双方に深刻なリスクをもたらします。問い合わせ対応の増加によるコア業務の圧迫と、業務品質の低下による教育コストの増大が、その代表的なものです。

これらのリスクを放置すれば、情シスは常に受け身の対応に追われ、企業全体の生産性向上を阻害する要因となりかねません。具体的なリスクを2つの側面から見ていきましょう。

問い合わせ対応の増加とコア業務の圧迫

マニュアルがなければ、社員はPCの初期設定やソフトウェアの基本的な使い方といった簡単な問題でも、その都度情シスに問い合わせることになります。このような定型的な質問への対応に時間を奪われることで、情シス担当者は本来注力すべきセキュリティ強化やDX推進といった戦略的な「攻めのIT」業務にリソースを割けなくなります。

結果として、情シスは日々の火消し作業に終始してしまい、企業の競争力向上に貢献する機会を失ってしまいます。これは、意欲の高い情シス担当者自身のキャリアにとっても、成長の機会を逃すことにつながりかねません。

業務品質の低下と教育コストの増大

整備されたマニュアルがない状態では、業務手順が個人の経験や勘に依存し、対応品質にばらつきが生じます。これにより、設定ミスや、場合によってはセキュリティインシデントにつながるリスクも高まります。特に、新入社員や部署異動者が配属された際の教育は、OJT（On-the-Job Training）頼りになりがちです。

教える側の担当者は通常業務を中断して対応する必要があり、教わる側も断片的な情報しか得られないため、独り立ちするまでに多くの時間を要します。標準化されたマニュアルがあれば、教育の均質化と効率化が図れ、結果的に教育コストの削減につながるのです。

【最重要】マニュアル作成の前にやるべき目的の明確化

マニュアル作成の失敗で最も多いのが、「作ること」自体が目的化してしまうケースです。多忙な中で時間を捻出して作成したにもかかわらず、誰にも読まれず、更新もされずに放置されてしまうのです。そうならないために、作成に着手する前に「目的」と「範囲」を明確に定義することが不可欠です。

この最初のステップを丁寧に行うことで、本当に価値のある、”使われる”マニュアルを作成できます。

誰が・何のために見るのか？ターゲットとゴールを設定する

まず、「誰が、どのような状況で、何を達成するためにそのマニュアルを見るのか」を具体的に設定します。ターゲットとゴールが明確になれば、おのずと記載すべき内容や表現のレベル感が決まります。

例えば、以下のようにターゲットを具体化してみましょう。

• ターゲット：ITに不慣れな新入社員
• 状況：入社初日、一人でPCのセットアップを行う時
• ゴール：マニュアル通りに進めれば、誰の助けも借りずに業務開始できる状態になる

このように設定すれば、「専門用語は避ける」「スクリーンショットを多用する」「トラブルシューティングのQ&Aを入れる」といった具体的な方針が定まります。目的を明確にすることが、マニュアルの品質を左右する最も重要な工程なのです。

どこまで作る？マニュアル化する業務の範囲を絞り込む

すべての業務を一度にマニュアル化しようとすると、途方もない作業量になり挫折してしまいます。そこで、マニュアル化する業務の範囲を戦略的に絞り込むことが重要です。優先順位を付ける際には、以下の2つの軸で検討することをおすすめします。

• 問い合わせの頻度
• 業務インパクトの大きさ

まずは「問い合わせ頻度が高く、多くの従業員に関わる業務」から着手するのが最も効果的です。例えば、「Web会議システムの利用方法」や「社内Wi-Fiへの接続手順」などが挙げられます。小さな成功体験を積み重ねることで、マニュアル作成の文化を組織に根付かせていくことができます。

【2026年最新】情シスのマニュアル作成を自動化するAI活用術

「目的と範囲は決まったが、やはり作成する時間がない」という課題を解決するのが、AIの活用です。2026年現在、生成AIやAIツールを使えば、マニュアル作成の工数を劇的に削減できます。これまで数日かかっていた作業が、数時間、場合によっては数十分で完了することも夢ではありません。

ここでは、今すぐ実践できる具体的なAI活用術と、それによって生まれた成功事例を紹介します。

生成AIによる骨子・構成案の自動生成

マニュアル作成で意外と時間がかかるのが、全体の構成（目次）を考える作業です。この工程は、GPT-5.4やClaude Opus 4.6、Gemini 3.1 Proといった最新の生成AIが得意とするところです。

例えば、以下のようなプロンプト（指示文）を入力するだけで、精度の高い構成案を数秒で出力してくれます。

あなたは大手企業の情シス担当者です。ITに不慣れな新入社員向けに「VPN接続マニュアル」を作成します。読者が一人で設定を完了できるよう、丁寧で分かりやすい構成案（目次）を考えてください。

AIが生成した構成案をベースに、自社の環境に合わせて修正・追記するだけで、骨子作成の時間を大幅に削減できます。たたき台はAIに作らせ、人間はより創造的な部分に集中するのが賢い使い方です。

画面操作録画からの手順書自動作成

システム操作などの手順書作成で最も手間がかかるのが、スクリーンショットの撮影と説明文の入力です。この作業を自動化するツールが次々と登場しています。これらのツールは、PC上の操作を記録するだけで、AIが自動でクリック箇所を判定し、スクリーンショット付きの手順書を生成してくれます。

ツールによっては、撮影した動画をアップロードすると、AIが内容を解析して工程ごとに自動で分割し、字幕や説明文の原案まで作成してくれるものもあります。これにより、担当者は録画した内容を確認・修正するだけで済むため、マニュアル作成の負担が大幅に軽減されます。

実際にAI活用による業務効率化を推進した企業では、以下のような目覚ましい成果が生まれています。

事例1：原稿執筆が24時間→10秒に（Route66株式会社様）

マーケティング支援を行うRoute66株式会社様は、AX CAMP導入後、これまで最低3時間、長い時で24時間かかっていた記事原稿の執筆が、わずか10秒で完了する仕組みを構築。AIとの協業により、生産性を飛躍的に向上させました。（出典：原稿執筆が24時間→10秒に！Route66社が実現したマーケ現場の生成AI内製化）

事例2：LPライティング外注費10万円が0円に（株式会社グラシズ様）

Webコンサルティングを手掛ける株式会社グラシズ様は、AI活用により、これまで1本10万円で外注していたLPライティングを内製化し、コストを0円に削減。制作時間も3営業日から2時間へと大幅に短縮し、事業のスピードアップを実現しています。（出典：1本10万円のLPライティング外注費がゼロに！グラシズ社が「AIへの教育」に力を入れる理由とは？）

事例3：採用予定2名分の業務をAIが代替（WISDOM株式会社様）

SNS広告などを手掛けるWISDOM株式会社様では、AX CAMPの支援のもとAI活用を推進。結果として、採用予定だった2名分の業務負荷をAIが完全に代替し、毎日2時間かかっていた調整業務を自動化することに成功しました。（出典：採用予定2名分の業務をAIが代替！WISDOM社、毎日2時間の調整業務を自動化）

事例4：SNS運用工数を3時間→1時間に短縮（C社様）

SNSマーケティング事業を展開するC社様では、AIを導入することで、これまで3時間かかっていたSNS運用業務を1時間に短縮。さらに、月間1,000万インプレッションを達成するなど、業務効率化と成果向上を両立させています。（出典：月間1000万impを自動化！C社でAI活用が当たり前の文化になった背景とは？）

もう「作る暇ない」とは言わせない！おすすめマニュアル作成ツール2選

AIの活用と並行して検討したいのが、マニュアル作成に特化した専用ツールの導入です。WordやPowerPointでの作成に比べ、テンプレート機能や共有・管理機能が充実しているため、作成から運用までのプロセス全体を効率化できます。

ここでは、多くの企業で導入実績があり、それぞれに強みを持つ代表的な2つのツールを紹介します。

1. Teachme Biz（ティーチミー・ビズ）：誰でも簡単なビジュアルマニュアル作成

Teachme Bizは、「伝えることを、もっと簡単に。」をコンセプトにしたクラウド型のマニュアル作成・共有ツールです。最大の特長は、画像や動画を中心としたビジュアルベースのマニュアルを、誰でも直感的に作成できる点にあります。

スマートフォンで撮影した写真や動画をそのまま取り込み、テンプレートに沿ってテキストや図形を追加するだけで、分かりやすい手順書が完成します。近年では「Teachme AI」機能が搭載され、録画したPC操作動画からAIがマニュアルの下書きを自動生成するなど、作成効率がさらに向上しています。 現場作業やシステム操作など、視覚的に伝えた方が分かりやすい業務のマニュアル化に最適です。

2. NotePM（ノートピーエム）：検索性に優れたナレッジ共有基盤

NotePMは、「社内の知りたいことがすぐに見つかる」ことを重視したナレッジ共有ツールです。マニュアル作成機能はもちろんのこと、議事録や日報、仕様書など、社内のあらゆるドキュメントを一元管理するのに適しています。

最大の強みは、WordやExcel、PDFといった添付ファイルの中身まで含めて検索できる強力な全文検索機能です。「あの情報、どこにあったかな？」と探す時間を大幅に削減し、組織全体の生産性を向上させます。AIによる要約や翻訳、文章校正といった支援機能も搭載されており、マニュアルだけでなく、社内のナレッジ全体を資産として蓄積・活用していきたい企業におすすめのツールです。

ツール名	主な特徴	最適な用途
Teachme Biz	画像・動画ベースで直感的に作成可能。AIによる下書き自動生成機能。	システム操作、現場作業、店舗オペレーションなど手順が明確な業務。
NotePM	強力な全文検索機能。多様なドキュメントを一元管理。AIによる文章支援機能。	マニュアル、FAQ、議事録など社内ナレッジ全体の蓄積と検索。

ツール導入前に確認！マニュアル作成を成功させるためのチェックリスト

最新のAIや便利なツールを導入しても、それだけではマニュアル作成と運用は成功しません。むしろ、ツール導入はスタートラインであり、その後の「運用ルール」こそが成功の鍵を握ります。ツール選定と並行して、以下のチェックリストを確認し、持続可能な仕組みを構築しましょう。

この仕組み作りを怠ると、せっかく導入したツールが使われなくなり、再びマニュアル不在の状態に戻ってしまいます。

更新・管理のルールは決まっているか？

マニュアルは一度作ったら終わりではありません。システムのアップデートや業務フローの変更に伴い、内容は古くなっていきます。古い情報が放置されていると、マニュアル全体の信頼性が失われ、誰も見向きもしなくなります。これを防ぐために、以下のルールを明確に定めておく必要があります。

• 責任者の明確化：各マニュアルの更新責任者を誰にするか
• 更新頻度の設定：最低でも半年に一度は見直す、など
• 改訂履歴の管理：いつ、誰が、どこを変更したかを記録する
• 廃止のプロセス：不要になったマニュアルをどう扱うか

「マニュアルは生き物である」という意識を組織全体で共有することが、運用を定着させる上で非常に重要です。

利用促進とフィードバックの仕組みはあるか？

素晴らしいマニュアルが完成しても、その存在が知られていなければ意味がありません。また、利用者からのフィードバックがなければ、内容を改善し続けることもできません。マニュアルを”使われる”状態にするために、以下の仕組みを検討しましょう。

• 周知方法の確立：新マニュアル作成時の全社的なアナウンス方法
• アクセスの簡便化：社内ポータルなどから1クリックでアクセスできるか
• 問い合わせ窓口：質問があった際の一次窓口としてマニュアルを案内する
• フィードバック手段：内容の誤りや分かりにくい点を手軽に報告できるか

特に、社内ヘルプデスクへの問い合わせに対しては、まず関連するマニュアルのURLを案内するという運用を徹底するだけでも、利用率と情シスの工数削減に大きく貢献します。

最終手段としての情シスマニュアル作成アウトソーシング

AI活用やツール導入を検討しても、なおリソースの確保が難しい場合、マニュアル作成業務そのものを外部の専門業者に委託する「アウトソーシング」も有効な選択肢です。自社の担当者はコア業務に集中し、マニュアル作成はプロに任せるという戦略的な判断です。

ただし、アウトソーシングにはメリットとデメリットの両側面があるため、導入前には慎重な検討が必要です。

アウトソーシングのメリット・デメリット

マニュアル作成をアウトソーシングする際の主なメリットとデメリットは以下の通りです。

	内容
メリット	・プロ品質のマニュアル：専門家による分かりやすい構成・表現が期待できる ・リソースの確保：情シス担当者が本来の業務に専念できる ・作成の迅速化：短期間で必要なマニュアルを揃えられる
デメリット	・コスト：当然ながら外部委託費用が発生する ・業務理解の壁：社内特有のシステムや文化の理解に時間がかかる ・情報漏洩リスク：機密情報を外部に提供する必要がある

最大のメリットは、情シス担当者の負担を直接的に軽減できる点です。一方で、委託先が自社の業務を正確に理解していないと、実態と乖離した使えないマニュアルが出来上がってしまうリスクも考慮しなければなりません。

業者選定で失敗しないための比較ポイント

アウトソーシングで失敗しないためには、業者選定が極めて重要です。価格だけで選ぶのではなく、以下のポイントを総合的に評価して、信頼できるパートナーを見つけましょう。

• 実績の確認：自社と同じ業界や類似システムのマニュアル作成実績はあるか
• 業務理解力：ヒアリング能力が高く、専門的な内容を正確に汲み取れるか
• セキュリティ体制：情報管理体制や契約内容（NDA等）は万全か
• 柔軟な対応力：納品後の修正や更新にどこまで対応してくれるか
• 担当者との相性：円滑なコミュニケーションが取れるか

複数の業者から提案と見積もりを取り、自社の状況を最もよく理解し、長期的な視点で協力関係を築けそうな業者を選ぶことが成功の秘訣です。

情シスの業務効率化とマニュアル作成の内製化ならAX CAMP

ここまで、AIやツール、アウトソーシングを活用したマニュアル作成の効率化について解説してきました。しかし、「どのツールが自社に合うかわからない」「AIをどう業務に組み込めばいいか具体的イメージが湧かない」と感じる方も多いのではないでしょうか。

もし根本的な業務効率化を進め、将来的にはマニュアル作成も自社でスムーズに回せる体制を築きたいとお考えなら、当社の法人向けAI研修・伴走支援サービス「AX CAMP」が解決の糸口をご提供します。

AX CAMPは、単にAIツールの使い方を教えるだけではありません。貴社の業務内容を深く理解した上で、「どの業務を、どのようにAIで自動化・効率化できるか」を共に考え、実践的なスキルが身につくまで伴走支援します。例えば、日常的な問い合わせ対応を効率化するAIチャットボットの構築や、本記事で紹介したようなAIによるマニュアル原案作成の具体的な手法などを、実務に即して学ぶことが可能です。

AIを活用して日々の定型業務から解放されれば、マニュアル作成のような創造的で重要な業務に取り組む時間を十分に確保できます。結果として、アウトソーシングに頼らずとも、質の高いマニュアルを自社で継続的に作成・運用できる「内製化」の基盤が整うのです。情シスの生産性を飛躍的に向上させ、より戦略的な部門へと変革するための第一歩を、AX CAMPと共に踏み出しませんか。

まとめ：「情シスでマニュアルを作る暇ない」は仕組みで解決しよう

「情シスにマニュアルを作る暇がない」という問題は、担当者の努力不足ではなく、構造的な課題に起因します。日々の業務過多と人手不足、そして業務の属人化が、マニュアル作成を後回しにさせているのです。しかし、この問題は仕組みを構築することで解決できます。

本記事で解説した重要なポイントを以下にまとめます。

• 目的と範囲の明確化：誰のために、何のためのマニュアルかを最初に定義する。
• AIの積極活用：構成案の作成や画面録画からの手順書生成で工数を大幅に削減する。
• 専用ツールの導入：Word等での手作りから脱却し、作成・共有・管理を効率化する。
• 運用ルールの策定：更新責任者やフィードバックの仕組みを定め、マニュアルを形骸化させない。
• 外部リソースの検討：必要に応じてアウトソーシングも視野に入れる。

これらのアプローチを組み合わせ、「気合で作成する」から「仕組みで自動的に運用される」状態へと転換することが、問題解決の鍵となります。

もし、これらの仕組み作りやAIの導入を自社だけで進めることに不安を感じる場合は、専門家の支援を受けるのが確実です。AX CAMPでは、貴社の課題に合わせたAI活用法を提案し、情シス部門の業務効率化を根本からサポートします。無料相談も受け付けておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。